Odnowienie licencji Microsoft rozstrzyga się na miesiące przed ofertą

Oferta odnowienia opiera się na dzisiejszych liczbach

Oferta odnowienia od Microsoftu albo od resellera zaczyna się od Państwa obecnej liczby licencji. Założenie po stronie Microsoftu i resellera jest proste: firma odnowi to, co ma, z niewielkim zapasem na wzrost.

Skutek też jest prosty. Jeśli w obecnej liczbie są licencje, których nikt nie używa, znów trafią do oferty.

Takie założenie brzmi niewinnie. Problem w tym, że sama oferta nie sprawdza, czy obecna liczba w ogóle jest właściwa. Oferta nie jest więc oceną Państwa potrzeb. Odzwierciedla stan z dnia, w którym ją przygotowano, plus zakładany wzrost.

Przykład hipotetyczny: firma w ramach restrukturyzacji zmniejszyła zatrudnienie o mniej więcej jedną piątą, ale nie dopasowała licencji. Wszystkie nadwyżkowe licencje pojawiają się ponownie w ofercie odnowienia. Jeśli firma ją podpisze, będzie płacić za nadwyżkę przez cały następny okres umowy.

Cztery kroki w stałej kolejności

1. Rzeczywisty obraz wykorzystania. Liczba licencji przypisanych i liczba licencji faktycznie używanych to nie to samo. Potencjał oszczędności to różnica między nimi. Gdzie zwykle kryją się nieużywane licencje, opisujemy w artykule o nieużywanych licencjach Microsoft 365.
2. Porządki przed ofertą, nie po niej. Usunąć licencje osób, które odeszły. Obniżyć plan użytkownikom, którzy mają licencję wyższego poziomu, niż potrzebują. Usunąć zdublowane dodatki (add-ons). Licencje usunięte przed odnowieniem w ogóle nie wchodzą do negocjacji. Liczy się termin. W subskrypcjach rocznych CSP w modelu NCE liczbę licencji można zmniejszyć tylko w ciągu ok. 7 dni od zakupu lub odnowienia. Licencja odebrana użytkownikowi później zostaje zwolniona, ale fakturowanie trwa do końca okresu. Oszczędność pojawia się dopiero przy następnym odnowieniu. Dlatego porządki trzeba zrobić przed odnowieniem.
3. Scenariusze w kosztach rocznych. Proszę policzyć koszt odnowienia dwa razy: tak, jak go zaproponowano, i po zmianach. Potem proszę zestawić łączne koszty roczne obu wariantów. Wtedy mają Państwo w negocjacjach własne liczby, niezależne od liczb dostawcy. Forma płatności też ma znaczenie. Od 1 października 2026 r. oprogramowanie serwerowe w CSP w subskrypcji rocznej (Windows Server, SQL Server, licencje CAL, System Center) kosztuje o 5% więcej przy płatności miesięcznej. Subskrypcja roczna opłacona z góry i subskrypcja miesięczna kosztują tyle samo co wcześniej. Przy odnowieniu umowy EA w grę może wchodzić też wybór między EA a CSP lub MCA-E. Piszemy o tym w artykule „Umowa EA czy CSP”.
4. Negocjacje. Pierwsza oferta to pozycja wyjściowa, nie cena końcowa. Negocjacje są ostatnim krokiem: po obrazie wykorzystania, porządkach i scenariuszach.

Kolejności nie warto zmieniać. Kto negocjuje przed porządkami, negocjuje cenę licencji, których nie potrzebuje. Kto robi porządki bez obrazu wykorzystania, zgaduje. Kto idzie na rozmowę bez scenariuszy, ma w ręku tylko liczby drugiej strony.

Dlaczego firmy rzadko robią to same

Przyczyną nie jest stopień trudności, tylko brak właściciela. Dział IT zarządza środowiskiem Microsoft 365 (tenantem). Dział finansów odpowiada za fakturę. Odnowienie leży pomiędzy nimi i wraca rzadko, w odstępach liczonych w latach. Nikt nie ma go w swoich codziennych obowiązkach.

Właśnie w tej luce specjalista daje najwięcej. Jesteśmy niezależnym specjalistą od licencji Microsoft z Kopenhagi. Licencje sprzedajemy po cost + 1%, czyli po cenie zakupu u dystrybutora plus 1%. Ten 1% to nie marża. Zarabiamy na doradztwie, nie na liczbie Państwa licencji.

Kiedy zacząć

Najlepiej mniej więcej pół roku, zanim przyjdzie oferta odnowienia. Wtedy jest czas na wszystkie cztery kroki.

Później też warto. Nawet tydzień przed podpisaniem przegląd ma sens.

Proszę przesłać nam ofertę odnowienia, zanim ją Państwo podpiszą. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

Powiązane artykuły: Nieużywane licencje Microsoft 365: cztery miejsca, w których firmy płacą za dużo · Odnowienie umowy EA nie jest pewne: co zmienia przejście na CSP