Fornyelsen af jeres Microsoft-aftale afgøres måneder før tilbuddet kommer

Tilbuddet bygger på det, I har i dag

Når Microsoft eller jeres forhandler sender et fornyelsestilbud, er udgangspunktet jeres nuværende antal licenser. Antagelsen er, at I fornyer det, I har, plus en smule vækst.

Det lyder rimeligt. Men det betyder, at licenser, som ingen bruger, kommer med i tilbuddet igen.

Tag et tænkt eksempel. En virksomhed har ved en omstrukturering reduceret medarbejderstaben med omkring en femtedel, men har ikke tilpasset licenserne. Alle de overskydende licenser står igen i fornyelsestilbuddet. Skriver virksomheden under, betaler den for overskuddet i hele den næste aftaleperiode.

Tilbuddet er altså ikke et billede af jeres behov. Det er et billede af jeres historik.

Fire trin i fast rækkefølge

1. Skaf det reelle brugsbillede. Antallet af tildelte licenser og antallet af licenser, der faktisk bliver brugt, er to forskellige tal. Forskellen mellem dem er jeres besparelsespotentiale. Se, hvor ubrugte licenser typisk gemmer sig.
2. Ryd op, før tilbuddet kommer. Fjern licenser for medarbejdere, der er stoppet. Nedgradér brugere, der har en dyrere licens, end de har brug for. Fjern dobbelte tilkøb (add-ons). Licenser, I har fjernet før fornyelsen, indgår ikke i forhandlingen.
3. Regn scenarierne igennem. Beregn fornyelsen to gange: som den er tilbudt, og som den ser ud efter oprydningen. Sammenlign årstotalerne direkte. Så går I ind i forhandlingen med jeres eget talgrundlag og er ikke afhængige af leverandørens.
4. Forhandl. Første tilbud er en åbningsposition, ikke en slutpris. Forhandlingen er det sidste trin, når I kender brugen, har ryddet op og har regnet scenarierne igennem.

Hvorfor tidspunktet er afgørende

Oprydningen skal ligge før fornyelsen. Det gælder især, hvis I har årsabonnementer under NCE, Microsofts abonnementsregler i CSP.

Her kan et årsabonnement kun reduceres inden for ca. syv dage efter køb eller fornyelse. Fjerner I en licens fra en bruger senere i perioden, bliver licensen ledig, men faktureringen løber til periodens udløb. Besparelsen slår først igennem ved næste fornyelse.

Rydder I først op, når den nye periode er godt i gang, er det altså for sent i denne omgang.

Betalingsformen hører med i regnestykket

Når I regner på scenarierne, så tag betalingsformen med. Fra 1. oktober 2026 koster serversoftware i CSP på årsabonnement 5 % mere ved månedlig betaling. Det gælder Windows Server, SQL Server, CAL'er og System Center. Tillægget gælder ikke årsabonnementer betalt forud eller måned-til-måned-abonnementer.

Skal I forny en EA, er der et spørgsmål mere: EA eller CSP.

Hvorfor det sjældent sker af sig selv

Det skyldes sjældent manglende faglighed. Det skyldes, at ingen ejer opgaven. IT ejer Microsoft 365-miljøet. Økonomi ejer fakturaen. Fornyelsen ligger midt imellem og kommer kun med års mellemrum, så ingen af dem har den som fast opgave. IT kan se, hvem der bruger hvad. Økonomi kan se, hvad det koster. En god fornyelse kræver, at begge dele ligger på bordet samtidig.

Det er præcis det hul, en specialist kan udfylde. ilion er en uafhængig Microsoft-licensspecialist i København. Beder I os om et tilbud på licenser, får I svar inden for én arbejdsdag.

Start tidligt, men kom i gang

Det bedste tidspunkt at begynde er omkring seks måneder, før fornyelsestilbuddet kommer. Det giver tid til alle fire trin: brugsbilledet, oprydningen, scenarierne og forhandlingen.

Det kan også betale sig at starte senere, selv en uge før underskriften. På få dage kan I stadig regne tilbuddet igennem, holde det op mod jeres faktiske brug og gå ind i forhandlingen med jeres egne tal.

Send os fornyelsestilbuddet, før I skriver under.

Læs også: Ubrugte Microsoft-licenser: fire steder, hvor I betaler for licenser, som ingen bruger · EA-fornyelse eller CSP i 2026: Afklar det, før fornyelsesperioden begynder