Microsoft-Vertragsverlängerung: Entschieden wird Monate vor dem Angebot

Wie ein Verlängerungsangebot entsteht

Ein Verlängerungsangebot von Microsoft oder Ihrem Händler geht von Ihrer heutigen Lizenzmenge aus. Die Annahme dahinter ist einfach: Sie verlängern, was Sie haben, plus etwas Wachstum.

Enthält Ihre heutige Menge Lizenzen, die niemand nutzt, stehen sie wieder im Angebot.

Ein fiktives Beispiel macht das greifbar. Ein Unternehmen hat bei einer Umstrukturierung rund ein Fünftel seiner Belegschaft abgebaut, die Lizenzen aber nicht angepasst. Alle überzähligen Lizenzen tauchen im Verlängerungsangebot wieder auf. Unterschreibt das Unternehmen, zahlt es die ganze nächste Vertragslaufzeit für den Überschuss.

Das Angebot ist also kein Urteil darüber, was Sie brauchen. Es schreibt fort, was Sie haben.

Vier Schritte in fester Reihenfolge

1. Die tatsächliche Nutzung ermitteln. Zugewiesene Lizenzen und tatsächlich genutzte Lizenzen sind zwei verschiedene Zahlen. Das Einsparpotenzial ist die Differenz zwischen beiden. Wo diese Differenz entsteht, zeigt unser Artikel über ungenutzte Lizenzen.
2. Vor dem Angebot aufräumen, nicht danach. Entfernen Sie Lizenzen ausgeschiedener Beschäftigter. Stufen Sie Benutzer herab, die eine höhere Lizenz haben, als sie brauchen. Streichen Sie doppelte Zusatzlizenzen (Add-ons). Was vor der Verlängerung entfernt ist, kommt in der Verhandlung gar nicht mehr vor. Der Zeitpunkt ist entscheidend: Bei CSP-Jahresabonnements unter NCE lässt sich die Menge nur innerhalb von rund 7 Tagen nach Kauf oder Verlängerung reduzieren. Entfernen Sie später einem Benutzer die Lizenz, wird sie frei, aber die Abrechnung läuft bis zum Ende der Laufzeit weiter. Die Ersparnis greift erst mit der nächsten Verlängerung.
3. Szenarien durchrechnen. Berechnen Sie den Preis der Verlängerung zweimal: einmal wie angeboten, einmal mit bereinigtem Lizenzbestand. Vergleichen Sie die Jahressummen direkt. So gehen Sie mit einer eigenen Zahlengrundlage in die Verhandlung, unabhängig von der des Anbieters. Auch die Zahlungsweise gehört ins Szenario. Seit dem 1. Oktober 2026 kostet CSP-Serversoftware im Jahresabonnement (Windows Server, SQL Server, CALs, System Center) bei monatlicher Zahlung 5 % mehr. Jahresabonnements mit Vorauszahlung und Monatsabonnements sind davon nicht betroffen.
4. Verhandeln. Das erste Angebot ist ein Ausgangspunkt für die Verhandlung, kein Endpreis. Die Verhandlung ist der letzte Schritt, nach Nutzungsanalyse, Aufräumen und Szenarien.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Wer verhandelt, bevor er die tatsächliche Nutzung kennt, verhandelt über die Zahlen des Anbieters. Wer erst nach dem Angebot aufräumt, verhandelt über Lizenzen, die er nicht braucht. Jeder Schritt liefert die Grundlage für den nächsten.

Steht bei Ihnen die Verlängerung eines Enterprise Agreements an, kommt eine weitere Frage dazu: EA, CSP oder MCA-E. Mehr dazu in unserem Artikel EA oder CSP 2026.

Warum das intern selten jemand macht

Das liegt meist nicht an der Schwierigkeit der Aufgabe, sondern an der Zuständigkeit.

Die IT verantwortet den Tenant, also Ihre Microsoft-365-Umgebung. Die Finanzabteilung verantwortet die Rechnung. Die Verlängerung liegt zwischen beiden und kommt nur alle paar Jahre vor. Niemand macht hier etwas falsch. Die Aufgabe hat schlicht keinen festen Platz.

Genau in dieser Lücke hilft ein Spezialist. Wir sind ein unabhängiger Microsoft-Lizenzspezialist aus Kopenhagen. Lizenzen verkaufen wir zu cost + 1 %, also zu unserem Einkaufspreis beim Distributor plus 1 %. Dieser Aufschlag von 1 % ist keine Marge, unsere Einnahmen stammen aus der Beratung. Ein Angebot von uns erhalten Sie innerhalb eines Arbeitstages.

Wann Sie anfangen sollten

Ideal ist ein Start rund sechs Monate, bevor das Verlängerungsangebot kommt. Dann bleibt Zeit für alle vier Schritte, und das Aufräumen ist abgeschlossen, bevor das Angebot geschrieben wird.

Ein kürzerer Vorlauf lohnt sich trotzdem. Auch eine Woche vor der Unterschrift lässt sich noch etwas bewegen.

Senden Sie uns Ihr Verlängerungsangebot, bevor Sie unterschreiben.

Weiterlesen: Microsoft-365-Lizenzen prüfen: wo ungenutzte Lizenzen stecken · EA oder CSP 2026: wenn Microsoft Ihnen keine EA-Verlängerung mehr anbietet