Nieużywane licencje Microsoft 365: cztery miejsca, w których firmy płacą za dużo

Problem tkwi w procesie, nie w ludziach

Nowa osoba musi pracować od pierwszego dnia, więc licencja pojawia się szybko. Przy odejściu nic nie wymusza takiego pośpiechu i usunięcie licencji rzadko idzie równie sprawnie. Nikt tu nie zawinił. Tak działa proces.

Po kilku latach liczba przypisanych licencji i faktyczne wykorzystanie się rozjeżdżają. Pytanie zwykle nie brzmi, czy jest nadwyżka, tylko jak duża.

Cztery typowe kryjówki

1. Zablokowane konta z licencją. Konto osoby, która odeszła, zostaje zablokowane. Blokada dotyczy jednak tylko logowania. Licencja jest nadal przypisana i nadal rozliczana.
2. E5 dla użytkownika, który korzysta z poczty i Teams. Ktoś dostał E5, a w praktyce używa tylko poczty i Teams. Jego potrzeby mógłby pokryć E3, a w niektórych przypadkach E1. Od dnia przydziału nikt ich ponownie nie ocenił. Obniżenie planu odbiera jednak realne funkcje, więc o poziomie decyduje faktyczna potrzeba użytkownika.
3. Narzędzia zewnętrzne, które mogą się dublować. Firma płaci za zewnętrzne narzędzie do kopii zapasowych lub do zabezpieczeń, którego funkcje mogą pokrywać się z tym, co zawiera już jej plan Microsoft. W takim przypadku płaci dwa razy za tę samą funkcję. Czy tak jest, zależy od planu i od tego, do czego narzędzie jest faktycznie używane.
4. Konta testowe i serwisowe na pełnych licencjach. Powstały na potrzeby projektu, który dawno się skończył. Konta zostały, licencje też.

Każda z tych kryjówek wygląda niewinnie. Jedno zablokowane konto to nie problem. Problemem jest to, że takich pozycji z roku na rok przybywa, a nikt ich nie sumuje.

Dlaczego problem nie rozwiąże się sam

Narzędzia administracyjne Microsoftu pokazują przede wszystkim przypisane licencje. Same z siebie nie wskazują licencji, bez których firma może się obejść.

Proces odnowienia też nie pomaga. Oferta odnowienia opiera się na aktualnej liczbie licencji. Nadwyżka powtarza się więc przy każdym odnowieniu, dopóki ktoś nie przejrzy liczb. Jak przygotować się do odnowienia, opisujemy w artykule o odnowieniu licencji Microsoft.

Do tego 1 lipca 2026 r. Microsoft podniósł ceny katalogowe większości planów Microsoft 365 i Office 365. W tych planach nieużywana licencja kosztuje dziś więcej niż wcześniej. Szczegóły są w artykule o podwyżce cen Microsoft 365.

Optymalizacja licencji Microsoft 365: czego wymaga i kiedy

Przegląd wymaga dwóch rzeczy: kilku eksportów danych z Państwa środowiska i dokładnej znajomości zawartości każdego planu. To kilka dni pracy, nie projekt na miesiące.

Wynikiem jest jedna lista. Przy każdej pozycji stoi decyzja: zostawić, obniżyć plan albo usunąć. Przy każdej pozycji jest też roczna oszczędność. Dzięki temu dyrektor finansowy widzi kwoty, a dział IT widzi konkretne konta i plany. Obie strony pracują na tej samej liście.

Liczy się termin. Subskrypcję roczną w modelu NCE można zmniejszyć tylko w ciągu ok. 7 dni od zakupu lub odnowienia. Licencja usunięta w trakcie okresu zostaje zwolniona, ale opłaty są naliczane do końca okresu. Oszczędność z usunięcia licencji i z obniżenia planu warto więc liczyć od następnego odnowienia, a przegląd skończyć z dużym wyprzedzeniem.

Od czego zacząć

Zarabiamy na doradztwie, nie na liczbie Państwa licencji. Licencje sprzedajemy po cost + 1%, czyli po cenie zakupu u dystrybutora plus 1%, a ten 1% to nie marża. Nie mamy więc interesu w tym, żeby nadwyżka została.

Na początek nie potrzebujemy pełnych danych. Wystarczy obecna lista licencji, na przykład eksport z centrum administracyjnego albo ostatnia faktura.

Proszę przesłać nam obecną listę licencji. Odpowiemy, od których miejsc warto zacząć.

Powiązane artykuły: Odnowienie licencji Microsoft rozstrzyga się na miesiące przed ofertą · Microsoft 365 E7 za 99 USD: kiedy pakiet się opłaca, a kiedy nie