Rinnovo del contratto Microsoft: quanto pagherete si decide mesi prima della firma

Come nasce la proposta di rinnovo

Una proposta di rinnovo, da Microsoft o dal rivenditore, parte dal numero di licenze che avete oggi. L’ipotesi di partenza è semplice: rinnovate quello che avete, più un po’ di crescita.

Se oggi pagate licenze che nessuno usa, quelle licenze rientrano nella proposta.

Un esempio ipotetico. Un’azienda riduce il personale di circa un quinto con una riorganizzazione. Le licenze restano come prima. Tutte le licenze in eccesso ricompaiono nella proposta di rinnovo. Se la firma così, paga quell’eccesso per tutto il periodo contrattuale successivo.

Nessuno ha commesso un errore preciso. La proposta ha fatto quello che fa sempre: è partita dai numeri di oggi. Il rischio non è l’errore. È la firma senza controllo.

Quattro passi, in quest’ordine

1. Ricostruite l’utilizzo reale. Licenze assegnate e licenze effettivamente usate sono due numeri diversi. Il margine di risparmio sta nella differenza tra i due. Il numero in fattura non basta: serve sapere chi usa davvero cosa. Dove guardare lo spieghiamo nell’articolo sulle licenze inutilizzate.
2. Fate pulizia prima della proposta, non dopo. Togliete le licenze dei dipendenti usciti. Portate a un livello più basso gli utenti che hanno una licenza superiore al loro bisogno. Eliminate i componenti aggiuntivi (add-on) duplicati. Le licenze tolte prima del rinnovo non entrano nella trattativa. Il momento conta: con gli abbonamenti annuali CSP (NCE) la riduzione è possibile solo entro circa sette giorni dall’acquisto o dal rinnovo. Se togliete una licenza più tardi, la licenza si libera, ma la fatturazione continua fino alla fine del periodo. Il risparmio arriva solo al rinnovo successivo. Per questo il lavoro va fatto prima del rinnovo.
3. Calcolate gli scenari. Calcolate il prezzo del rinnovo due volte: come proposto e come riorganizzato. Confrontate direttamente i totali annui. Così arrivate alla trattativa con numeri vostri, indipendenti da quelli del fornitore. Sapete quanto vale ogni scelta prima che qualcuno ve lo dica. Anche la modalità di pagamento è una variabile: dal 1° ottobre 2026 il software per server acquistato tramite CSP con abbonamento annuale (Windows Server, SQL Server, CAL, System Center) costa il 5% in più se pagato mese per mese. Pagamento annuale anticipato e abbonamento mensile restano invariati.
4. Negoziate. La prima proposta è una posizione di apertura, non il prezzo finale. La trattativa viene per ultima, dopo l’utilizzo reale, la pulizia e gli scenari.

Se il vostro rinnovo riguarda un Enterprise Agreement, valutate anche la scelta tra EA, CSP e MCA-E.

Perché in azienda questo lavoro non si fa

Non perché sia difficile. Perché manca un responsabile.

L’IT gestisce il tenant, cioè l’ambiente Microsoft 365. L’amministrazione gestisce la fattura. Il rinnovo sta in mezzo ai due e si ripresenta solo a distanza di anni. Nessuno lo considera il proprio compito.

Non è una questione di competenza. IT e amministrazione fanno bene il loro lavoro. Il punto è come sono divise le responsabilità.

È esattamente in questo spazio che uno specialista è utile. ilion è una società di consulenza indipendente sul licensing Microsoft, con sede a Copenaghen. Vendiamo licenze a cost + 1%, cioè il nostro prezzo d’acquisto presso il distributore più l’1%. L’1% non è profitto: i nostri ricavi vengono dalla consulenza. Su una proposta di rinnovo vi rispondiamo entro un giorno lavorativo.

Quando cominciare

L’ideale è partire circa sei mesi prima che arrivi la proposta di rinnovo. Con meno tempo il lavoro ha comunque valore. Anche una settimana prima della firma.

Inviateci la proposta di rinnovo prima di firmarla.

Leggete anche: Licenze Microsoft 365 inutilizzate: dove si nascondono i soldi che pagate per niente · Rinnovo Enterprise Agreement nel 2026: cosa cambia se Microsoft vi sposta su CSP