Fornyelse av Microsoft-avtalen: Resultatet avgjøres måneder før tilbudet

Tilbudet bygger på tallene dere har i dag

Et fornyelsestilbud fra Microsoft eller forhandleren tar utgangspunkt i det antallet lisenser dere har nå. Antakelsen er at dere fornyer det dere har, pluss litt vekst.

Konsekvensen er enkel. Har dere lisenser i dag som ingen bruker, kommer de med i tilbudet igjen. Tilbudet er ikke feil. Det speiler bare det dere har. Det er opp til dere å vise hva dere faktisk trenger.

Et tenkt eksempel gjør det konkret. En virksomhet har kuttet bemanningen med rundt en femtedel i en omstrukturering, men har ikke tilpasset lisensene. Alle de overflødige lisensene dukker opp igjen i fornyelsestilbudet. Signerer virksomheten, betaler den for overskuddet i hele neste avtaleperiode.

Fire steg, i denne rekkefølgen

1. Kartlegg den faktiske bruken. Antall tildelte lisenser og antall lisenser som faktisk brukes, er to forskjellige tall. Besparelsespotensialet er differansen mellom dem. Her ser dere hvor ubrukte lisenser ofte skjuler seg.
2. Rydd opp før tilbudet, ikke etter. Fjern lisenser for ansatte som har sluttet. Nedgrader brukere som har en høyere lisens enn de trenger. Fjern dobbelte tilleggslisenser (add-ons). Lisenser som er fjernet før fornyelsen, er ikke en del av forhandlingen.
3. Regn på scenarier. Regn ut prisen på fornyelsen to ganger: slik den er tilbudt, og slik den blir etter oppryddingen. Sammenlign årstotalene direkte. Da går dere inn i forhandlingen med egne tall, ikke bare leverandørens.
4. Forhandle. Det første tilbudet er en åpningsposisjon, ikke en sluttpris. Forhandlingen kommer sist, etter kartleggingen, oppryddingen og scenariene.

Hvorfor tidspunktet er avgjørende

I CSP gir opprydding midt i en avtaleperiode ikke lavere regning med en gang. Et CSP-årsabonnement under NCE (New Commerce Experience, Microsofts kjøpsmodell for CSP) kan bare reduseres innen ca. 7 dager etter kjøp eller fornyelse. Fjerner dere en lisens fra en bruker senere i perioden, blir lisensen ledig, men faktureringen løper til perioden er ute. Besparelsen kommer først ved neste fornyelse. Derfor er det tiden før fornyelsen som teller.

Betalingsformen kan også være en parameter i scenariene. Fra 1. oktober 2026 koster CSP-serverprogramvare på årsabonnement (Windows Server, SQL Server, CAL-er og System Center) 5 % mer ved månedlig betaling. Årlig forskuddsbetaling og måned-til-måned-abonnement er uendret.

Fornyer dere en EA-avtale, kan valget mellom EA og CSP eller MCA-E også komme på bordet. Les mer om EA eller CSP i 2026.

Hvorfor det sjelden blir gjort internt

Det er ikke vanskelighetsgraden som gjør at oppgaven blir liggende. Den blir liggende fordi ingen eier den. IT eier tenanten, altså Microsoft 365-miljøet. Økonomi eier fakturaen. Fornyelsen ligger mellom de to, og den kommer bare med års mellomrom. Begge gjør jobben sin. Fornyelsen faller likevel mellom to stoler.

Det er nettopp der en spesialist gjør nytte. ilion er uavhengig, og vi svarer på et tilbud innen én arbeidsdag.

Jo tidligere, desto bedre

Vi anbefaler å starte rundt seks måneder før fornyelsestilbudet kommer. Da rekker dere alle fire stegene uten tidspress: kartlegge bruken, rydde opp, regne på scenarier og forhandle. Men selv en uke før dere signerer, er det verdt å starte.

Send oss fornyelsestilbudet før dere signerer.

Les også: Ubrukte Microsoft 365-lisenser: fire steder de skjuler seg · EA eller CSP i 2026: når Microsoft ikke fornyer EA-avtalen