Renovación de licencias de Microsoft: lo que pagará se decide meses antes de la oferta

La oferta parte de lo que ya tiene

Microsoft y el revendedor calculan la oferta de renovación con el número de licencias que usted tiene hoy. Parten de un supuesto: usted renovará lo que tiene, más un poco de crecimiento.

La consecuencia es sencilla. Si hoy paga licencias que nadie usa, vuelven a aparecer en la oferta.

Un ejemplo hipotético. Una empresa reduce su plantilla en una quinta parte en una reestructuración y no ajusta las licencias. Todas las licencias sobrantes vuelven a figurar en la oferta de renovación. Si la firma así, paga ese excedente durante todo el periodo siguiente.

La oferta parte de lo que encuentra, sin cuestionarlo.

Cuatro pasos, en este orden

1. Conozca el uso real. El número de licencias asignadas y el de licencias usadas son dos cifras distintas. El ahorro posible está en la diferencia. Dónde suele esconderse se explica en el artículo sobre licencias sin uso.
2. Haga limpieza antes de la oferta, no después. Retire las licencias de empleados que ya no están. Baje de plan a quien tiene una licencia superior a lo que necesita. Elimine complementos duplicados. Lo que retire antes de renovar no entra en la negociación.
3. Prepare escenarios. Calcule el precio de la renovación dos veces: tal como se la ofrecen y tal como quedaría reestructurada. Compare los totales anuales. Así negocia con sus propias cifras, no solo con las del proveedor.
4. Negocie. La primera oferta es una posición de partida, no el precio final. La negociación va al final, cuando ya conoce el uso real, ha hecho la limpieza y tiene los escenarios calculados.

El orden importa. Negociar sin los tres primeros pasos es negociar sobre las cifras del proveedor.

Por qué el momento lo decide todo

En una suscripción anual de CSP con NCE, el modelo de suscripciones actual, el número de licencias solo puede reducirse durante unos 7 días después de la compra o la renovación. Si retira la licencia de un usuario más tarde, la licencia queda libre, pero se sigue facturando hasta el final del periodo. El ahorro solo llega en la siguiente renovación.

Por eso lo que cuenta es lo que hace antes de renovar.

En los escenarios conviene incluir también la forma de pago. Desde el 1 de octubre de 2026, el software de servidor en CSP con suscripción anual (Windows Server, SQL Server, las CAL y System Center) cuesta un 5 % más con pago mensual. El pago anual por adelantado y la suscripción mensual no cambian.

Si su contrato es un Enterprise Agreement, la renovación puede traer otra pregunta: seguir en el EA o pasar a CSP. Lo tratamos en el artículo sobre EA o CSP en 2026.

Por qué se queda sin hacer

No es porque sea difícil. Es porque no tiene responsable.

IT gestiona el tenant, es decir, el entorno de Microsoft 365. Finanzas gestiona la factura. La renovación queda entre los dos, y además solo llega cada varios años. Nadie la tiene en su lista de tareas del día a día.

Ese hueco entre IT y finanzas es justo donde un especialista resulta útil. Somos especialistas independientes en licencias de Microsoft, con sede en Copenhague, y respondemos a una oferta en un día laborable.

Seis meses antes es lo ideal; una semana antes aún sirve

Lo ideal es empezar unos seis meses antes de que llegue la oferta. Con menos tiempo sigue mereciendo la pena, aunque falte una semana para firmar.

Envíenos su oferta de renovación antes de firmarla.

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