Renouvellement Microsoft : tout se joue des mois avant l’offre

Pourquoi l’offre part de vos chiffres actuels

Une offre de renouvellement, de Microsoft comme d’un revendeur, part de votre nombre actuel de licences. L’hypothèse de départ est simple : vous renouvelez ce que vous avez, avec un peu de croissance.

Si ce nombre inclut des licences que personne n’utilise, elles reviennent dans l’offre.

Prenons un exemple fictif. Une entreprise a réduit ses effectifs d’environ un cinquième lors d’une réorganisation, sans ajuster ses licences. Toutes les licences en trop figurent à nouveau dans l’offre de renouvellement. Si elle signe, elle paie cet excédent pendant toute la prochaine période contractuelle.

Rien d’anormal dans ce mécanisme. Il vous laisse simplement la charge de corriger les chiffres, et de le faire à temps.

Les quatre étapes, dans cet ordre

1. Mesurer l’usage réel. Licences attribuées et licences réellement utilisées sont deux chiffres différents. L’économie possible, c’est l’écart entre les deux. À lire aussi : où se cachent les licences inutilisées.
2. Faire le ménage avant l’offre, pas après. Retirez les licences des salariés partis. Passez à une formule inférieure les utilisateurs dont la licence dépasse le besoin. Supprimez les options (add-ons) en double. Une licence retirée avant le renouvellement n’entre pas dans la négociation. Le calendrier compte : en CSP, dans le cadre de la nouvelle expérience commerciale (NCE) de Microsoft, un abonnement annuel ne peut être réduit que dans un délai d’environ 7 jours après l’achat ou le renouvellement. Une licence retirée plus tard est libérée, mais reste facturée jusqu’à la fin de la période. L’économie ne se concrétise qu’au renouvellement suivant. C’est donc avant le renouvellement que tout se joue.
3. Calculer des scénarios. Chiffrez le renouvellement deux fois : tel que proposé, puis tel que restructuré. Comparez les totaux annuels côte à côte. Vous arrivez ainsi à la négociation avec vos propres chiffres, indépendants de ceux du fournisseur. Le mode de paiement fait partie du calcul : à partir du 1er octobre 2026, les logiciels serveur en CSP (Windows Server, SQL Server, CAL, System Center) coûtent 5 % de plus en abonnement annuel payé mensuellement. Le paiement annuel d’avance et l’abonnement mensuel ne changent pas.
4. Négocier. La première offre est une position d’ouverture, pas un prix final. La négociation vient en dernier, après l’usage réel, le ménage et les scénarios.

Si vous êtes en contrat EA, la question du passage au CSP ou au MCA-E peut aussi se poser. Nous la traitons dans notre article sur le renouvellement du contrat EA ou le passage au CSP.

Pourquoi cela se fait rarement en interne

Ce n’est pas une question de difficulté. C’est une question de responsabilité. La DSI gère le tenant, c’est-à-dire l’environnement Microsoft 365. La direction financière gère la facture. Le renouvellement se situe entre les deux, et il ne revient qu’à intervalles espacés.

Chacun fait bien son travail. Mais le renouvellement n’entre dans le périmètre de personne. C’est précisément là qu’un spécialiste est utile.

ilion est un spécialiste indépendant des licences Microsoft, basé à Copenhague. Nous vendons les licences à cost + 1 %, c’est-à-dire notre prix d’achat chez le distributeur, plus 1 %. Ce 1 % n’est pas une marge. Notre revenu, c’est le conseil. Envoyez-nous votre offre de renouvellement : vous avez notre réponse en un jour ouvré.

Quand commencer

Idéalement, environ six mois avant l’arrivée de l’offre de renouvellement. Vous avez alors le temps de mesurer l’usage, de faire le ménage et de chiffrer vos scénarios.

Plus tard, cela reste utile. Même une semaine avant la signature.

Envoyez-nous votre offre de renouvellement avant de la signer.

À lire aussi : Licences Microsoft 365 inutilisées : où elles se cachent, et quand les retirer · Renouvellement du contrat EA ou passage au CSP : ce qui change pour vous en 2026