Renovação do contrato Microsoft: o resultado decide-se meses antes da proposta

Como se calcula a proposta de renovação

A proposta de renovação, venha da Microsoft ou do revendedor, parte do número atual de licenças. O pressuposto é simples: a sua empresa renova o que tem, mais um pouco de crescimento.

Se esse número inclui licenças que ninguém usa, elas voltam a entrar na proposta.

Um exemplo hipotético torna isto concreto. Uma empresa reduziu o pessoal em cerca de um quinto numa reestruturação e não ajustou as licenças. Todas as licenças a mais voltam a aparecer na proposta de renovação. Se a empresa a assinar assim, paga esse excedente durante todo o período contratual seguinte.

Ninguém está a enganar ninguém. A proposta faz exatamente aquilo para que foi concebida: partir do que existe. Cabe à sua empresa chegar com outro número.

Quatro passos, por esta ordem

1. Obter o retrato real de utilização. Licenças atribuídas e licenças efetivamente usadas são dois números diferentes. O potencial de poupança está na diferença entre eles. O artigo sobre licenças Microsoft 365 não utilizadas mostra onde essa diferença costuma estar.
2. Limpar antes da proposta, não depois. Retire as licenças de quem saiu. Passe para um plano inferior os utilizadores com uma licença acima da necessidade. Elimine complementos (add-ons) duplicados. As licenças retiradas antes da renovação já não entram na negociação. O momento conta, sobretudo nas subscrições anuais CSP (NCE): só podem ser reduzidas nos cerca de 7 dias após a compra ou a renovação. Se retirar a licença a um utilizador mais tarde, a licença fica livre, mas a faturação continua até ao fim do período. A poupança só aparece na renovação seguinte.
3. Calcular cenários. Calcule o preço da renovação duas vezes: tal como proposto e tal como reestruturado. Compare os totais anuais lado a lado. Assim, a sua empresa chega à negociação com os seus próprios números, independentes dos do fornecedor. A forma de pagamento também entra nas contas: desde 1 de outubro de 2026, o software de servidor em CSP com subscrição anual (Windows Server, SQL Server, CALs, System Center) custa mais 5 % se for pago mensalmente. O pagamento anual antecipado e a subscrição mês a mês mantêm o preço. Se a renovação for de um Enterprise Agreement, há ainda a escolha entre EA e CSP ou MCA-E, tratada no artigo sobre Enterprise Agreement ou CSP.
4. Negociar. A primeira proposta é uma posição de abertura, não o preço final. A negociação é o último passo, depois do retrato de utilização, da limpeza e dos cenários.

A ordem não muda. Negociar sem os três primeiros passos é negociar com os números do fornecedor.

Porque é que isto raramente acontece dentro de casa

Não é por a tarefa ser difícil. É por não ter dono.

A equipa de TI gere o tenant, ou seja, o ambiente Microsoft 365. A direção financeira gere a fatura. A renovação fica entre as duas e só surge com anos de intervalo. Quando chega, ninguém é claramente responsável por ela.

É exatamente nesse vazio entre as duas que um especialista é útil. A ilion é especialista independente em licenciamento Microsoft, com base em Copenhaga. Vendemos licenças a cost + 1 %, o preço a que as compramos ao distribuidor, mais 1 %. Esse 1 % não é lucro; a nossa receita é a consultoria. Respondemos a uma proposta no prazo de um dia útil.

Quando começar

O ideal é começar cerca de seis meses antes de chegar a proposta de renovação. Há tempo para obter os dados, limpar e fazer as contas sem pressa.

Um prazo mais curto continua a valer a pena. Mesmo uma semana antes da assinatura, uma revisão ainda tem valor.

Envie-nos a proposta de renovação antes de assinar.

Leia também: Licenças Microsoft 365 não utilizadas: onde se escondem e quando se poupa · Enterprise Agreement ou CSP: o que muda quando a Microsoft não renova o EA