Uw Microsoft-verlenging voorbereiden: de besparing ontstaat maanden vóór de offerte

Waarom de offerte een overschot herhaalt

Een offerte voor een verlenging, van Microsoft of van uw reseller, begint bij het aantal licenties dat u nu heeft. Het uitgangspunt is dat u verlengt wat u heeft, met wat groei erbij.

Dat klinkt redelijk. Maar zitten er in dat huidige aantal licenties die niemand gebruikt, dan staan die weer in de offerte.

Een voorbeeld, puur ter illustratie. Een bedrijf heeft bij een reorganisatie ongeveer een vijfde (20%) van zijn medewerkers laten gaan. De licenties zijn niet aangepast. Alle overtollige licenties staan weer in de offerte. Tekent het bedrijf, dan betaalt het voor dat overschot de hele volgende contractperiode.

Niemand heeft daar een fout gemaakt. De offerte doet wat offertes doen: ze gaat uit van de cijfers van vandaag.

Vier stappen, in deze volgorde

De volgorde is niet willekeurig. Elke stap levert de input voor de volgende.

1. Breng het werkelijke gebruik in kaart. Toegekende licenties en licenties die echt gebruikt worden, zijn twee verschillende getallen. Het verschil tussen die twee is uw besparingsruimte. Waar dat verschil meestal zit, leest u in ons artikel over ongebruikte Microsoft 365-licenties.
2. Ruim op vóór de offerte, niet erna. Haal licenties weg van medewerkers die zijn vertrokken. Zet gebruikers met een hogere licentie dan nodig een niveau lager. Schrap dubbele add-ons. Licenties die vóór de verlenging weg zijn, komen niet meer op de onderhandelingstafel. De timing is hier beslissend. Bij CSP-jaarabonnementen onder NCE kunt u het aantal licenties alleen verlagen binnen ongeveer 7 dagen na aankoop of verlenging. Haalt u later in de periode een licentie bij een gebruiker weg, dan komt de licentie vrij, maar de facturering loopt door tot het einde van de periode. De besparing komt pas bij de volgende verlenging. Daarom telt het moment vóór de verlenging.
3. Reken scenario's door. Bereken de prijs van de verlenging twee keer: zoals aangeboden en zoals opnieuw ingericht. Vergelijk de jaartotalen direct met elkaar. Zo heeft u in de onderhandeling uw eigen cijfers, los van die van de leverancier. Neem ook de betaalwijze mee als variabele. Vanaf 1 oktober 2026 kost serversoftware in CSP op een jaarabonnement (Windows Server, SQL Server, CAL's, System Center) 5% meer bij maandelijkse betaling. Een vooraf betaald jaarabonnement en een maandabonnement bleven gelijk in prijs. Heeft u een Enterprise Agreement, kijk dan ook naar de keuze tussen EA en CSP.
4. Onderhandel. De eerste offerte is een openingsbod, geen eindprijs. Onderhandelen is de laatste stap. Pas als u het gebruik kent, heeft opgeruimd en de scenario's heeft doorgerekend, weet u waarover u onderhandelt.

Waarom het intern zo vaak blijft liggen

Het gaat zelden mis omdat de taak moeilijk is. Het gaat mis omdat niemand eigenaar is van de taak.

De IT-afdeling beheert de tenant, de Microsoft 365-omgeving. De financiële afdeling beheert de factuur. De verlenging ligt daartussenin. En ze komt maar eens in de paar jaar langs, dus routine ontstaat er niet.

Dat is geen kritiek op IT of op de financiële afdeling. Beide doen hun werk. Het is een kwestie van wie waarvoor verantwoordelijk is. Precies in dat gat zit de waarde van een specialist, die beide kanten kent en de verlenging als één geheel behandelt.

Begin op tijd, maar te laat bestaat bijna niet

Ons advies: begin ongeveer zes maanden voordat de offerte binnenkomt. Dan is er tijd voor alle vier de stappen.

Is het later? Dan heeft het nog steeds zin. Ook een week voordat u tekent, kan een kortere voorbereiding het verschil zichtbaar maken tussen wat u krijgt aangeboden en wat u nodig heeft.

Stuur ons de offerte voor uw verlenging voordat u tekent. U krijgt binnen één werkdag antwoord.

Lees ook: Ongebruikte Microsoft 365-licenties: waar uw geld blijft hangen · Enterprise Agreement of CSP in 2026: wat u regelt vóór de overstap