Förnyelse av Microsoft-avtalet: priset avgörs månader innan offerten kommer

Offerten utgår från det ni har, även det ingen använder

En förnyelseoffert från Microsoft eller er återförsäljare utgår från ert nuvarande antal licenser. Grundantagandet hos både Microsoft och återförsäljaren är att ni förnyar det ni har, plus lite tillväxt.

Finns det licenser i dag som ingen använder följer de alltså med in i offerten igen. De försvinner inte av sig själva.

Ett tänkt exempel gör följden tydlig. Ett företag har minskat personalen med ungefär en femtedel i en omorganisation, men har inte anpassat licenserna. Alla överskottslicenser dyker upp igen i förnyelseofferten. Skriver företaget under betalar det för överskottet under hela nästa avtalsperiod.

Fyra steg, i den här ordningen

Ordningen spelar roll. Varje steg bygger på det föregående.

1. Ta fram den verkliga användningen. Antalet tilldelade licenser och antalet licenser som faktiskt används är två olika tal. Skillnaden mellan dem är er besparingspotential. Var skillnaden brukar gömma sig beskriver vi i artikeln om oanvända licenser.
2. Städa före offerten, inte efter. Ta bort licenser för medarbetare som har slutat. Nedgradera användare som har en högre licens än de behöver. Ta bort dubbla tilläggslicenser. Licenser som tas bort före förnyelsen kommer aldrig med i förhandlingen.
3. Räkna på scenarier. Räkna ut förnyelsens pris två gånger: enligt offerten och med den städade licenslistan. Jämför totalkostnaden per år. Då har ni egna siffror i förhandlingen, oberoende av leverantörens.
4. Förhandla. Det första erbjudandet är en utgångsposition, inte ett slutpris. Förhandlingen är sista steget, efter användning, städning och scenarier.

Varför städningen måste ske före förnyelsen

För årsabonnemang i CSP under NCE är tidpunkten avgörande. Ett årsabonnemang kan bara minskas inom cirka sju dagar efter köp eller förnyelse. Tar ni bort en licens från en användare senare i perioden blir licensen ledig, men faktureringen löper till periodens slut. Besparingen slår igenom först vid nästa förnyelse.

Därför är det tiden före förnyelsen som räknas. Missar ni den betalar ni för överskottet en period till.

Regeln gäller årsabonnemang i CSP. Har ni ett EA-avtal bör ni gå igenom villkoren i god tid före förnyelsen.

Betalningsform och avtalsform hör hemma i kalkylen

I scenariosteget är det värt att räkna med fler faktorer än antalet licenser. Ett exempel är betalningsformen. Från den 1 oktober 2026 kostar serverprogramvara på årsabonnemang i CSP 5 % mer om ni betalar per månad. Det gäller Windows Server, SQL Server, CAL-licenser och System Center. För serverprogramvaran är priset oförändrat vid betalning i förskott och på månadsabonnemang.

Har ni ett EA-avtal kan själva avtalsformen också vara en del av kalkylen. Det beskriver vi i EA eller CSP 2026.

Varför det sällan blir gjort: ingen äger förnyelsen

Orsaken är sällan att uppgiften är svår. Orsaken är att ingen äger den. IT äger tenanten, alltså Microsoft 365-miljön. Ekonomi äger fakturan. Förnyelsen hamnar mellan de två och kommer så sällan att ingen hinner bygga upp en rutin för den.

Det är precis i det glappet en specialist gör nytta. ilion är en oberoende Microsoft-licensspecialist i Köpenhamn. Vi säljer licenser till cost + 1 %, alltså vårt inköpspris hos distributören plus 1 %. Den procenten är ingen vinst. Våra intäkter kommer från rådgivningen.

Börja sex månader i förväg, men en vecka i förväg är bättre än ingenting

Vi rekommenderar att ni börjar ungefär sex månader innan förnyelseofferten kommer. Kortare framförhållning har fortfarande värde, även en vecka före underskrift.

Skicka förnyelseofferten till oss innan ni skriver under. Ni får svar inom en arbetsdag.

Läs också: Oanvända licenser i Microsoft 365: fyra ställen där ni kan betala i onödan · EA eller CSP 2026: det här gäller när Microsoft inte förnyar ert EA-avtal