Microsoft-sopimuksen uusiminen ratkeaa kuukausia ennen tarjousta

Tarjous lähtee nykyisistä luvuista

Microsoftin tai jälleenmyyjän uusimistarjous lähtee nykyisestä lisenssimäärästänne. Oletus on, että uusitte sen, mitä teillä on, ja hieman lisää kasvun varalle. Tarjouksessa ei kysytä, tarvitsetteko kaikkia lisenssejä. Se olettaa, että tarvitsette.

Jos nykyiseen määrään sisältyy lisenssejä, joita kukaan ei käytä, ne ovat tarjouksessa taas mukana.

Kuvitteellinen esimerkki: yritys on vähentänyt henkilöstöään noin viidenneksellä uudelleenjärjestelyssä, mutta lisenssejä ei ole sovitettu uuteen kokoon. Kaikki ylimääräiset lisenssit näkyvät uudelleen uusimistarjouksessa. Jos tarjous allekirjoitetaan sellaisenaan, yritys maksaa ylimäärästä koko seuraavan sopimuskauden. Enterprise Agreement (EA) -sopimuksessa se on tyypillisesti kolme vuotta.

Tarjous ei siis ole virhe. Se tekee juuri sen, mihin se on rakennettu. Siksi työ on tehtävä, ennen kuin tarjous tulee.

Neljä vaihetta tässä järjestyksessä

1. Selvittäkää todellinen käyttö. Määritetyt lisenssit ja oikeasti käytetyt lisenssit ovat kaksi eri lukua. Säästömahdollisuus on niiden erotus. Käyttö selviää ympäristönne tiedoista, ei laskusta: lasku kertoo, mitä maksatte, ei sitä, mitä käytetään. Missä käyttämättömät lisenssit tyypillisesti piilevät.
2. Siivotkaa ennen tarjousta, ei sen jälkeen. Poistakaa lisenssit lähteneiltä työntekijöiltä. Siirtäkää alemmalle tasolle käyttäjät, joiden lisenssi on tarvetta korkeampi. Poistakaa päällekkäiset lisäosat. Ennen uusimista poistetut lisenssit eivät ole neuvottelussa mukana lainkaan.
3. Laskekaa skenaariot. Laskekaa uusimisen hinta kahdesti: tarjouksen mukaisena ja siivotun kokoonpanon mukaisena. Verratkaa vuosisummia suoraan. Näin teillä on neuvottelussa omat luvut eikä keskustelu nojaa vain toimittajan lukuihin.
4. Neuvotelkaa. Ensimmäinen tarjous on avaus, ei lopullinen hinta. Neuvottelu on viimeinen vaihe, kun käyttötiedot, siivous ja skenaariot ovat valmiina. Kun omat luvut ovat käsissänne, neuvottelussa puhutaan teidän tarpeestanne eikä tarjouksen oletuksista.

Järjestyksellä on merkitystä. Neuvottelu ilman omia käyttötietoja on neuvottelua toimittajan luvuilla.

Skenaariovaiheen tulos on talousjohtajalle selkeä: kaksi vuosisummaa rinnakkain, tarjouksen mukainen ja siivotun kokoonpanon mukainen. Ero näyttää, minkä arvoinen valmistelu on, jo ennen kuin neuvottelu alkaa.

Miksi ajoitus ratkaisee

CSP-vuositilauksissa (NCE) määrää voi pienentää vain noin seitsemän päivän kuluessa ostosta tai uusimisesta. Jos poistatte lisenssin käyttäjältä myöhemmin kauden aikana, lisenssi vapautuu, mutta laskutus jatkuu kauden loppuun. Säästö näkyy vasta seuraavassa uusimisessa.

Siksi ratkaiseva hetki on ennen uusimista. Kun uuden kauden ensimmäiset noin seitsemän päivää ovat kuluneet, ylimääräisestä lisenssistä maksetaan kauden loppuun.

Myös maksutapa kuuluu skenaarioihin. CSP-palvelinohjelmistot vuositilauksella maksavat 1.10.2026 alkaen 5 % enemmän, kun ne maksetaan kuukausittain. Tämä koskee Windows Serveriä, SQL Serveriä, CAL-lisenssejä ja System Centeriä. Etukäteen maksetun vuositilauksen ja kuukausitilauksen hinta pysyy ennallaan.

Jos edessä on EA-sopimuksen uusiminen, samaan aikaan voi tulla vastaan valinta EA:n ja CSP:n tai MCA-E:n välillä. EA vai CSP 2026.

Miksi työ jää usein tekemättä

Syy ei ole työn vaikeus vaan omistajuus.

IT omistaa tenantin eli Microsoft 365 -ympäristön. Talous omistaa laskun. Uusiminen jää näiden kahden väliin ja se tulee vastaan vain vuosien välein. Kummallakaan puolella ei ole luontevaa syytä tarttua siihen ajoissa.

Kumpikaan ei tee mitään väärin. IT huolehtii siitä, että ympäristö toimii. Talous huolehtii siitä, että lasku maksetaan. Kysymys siitä, onko laskulla oikeat rivit, ei kuulu luontevasti kummallekaan.

Juuri tähän väliin riippumaton asiantuntija sopii. ilion on Microsoft-lisensoinnin asiantuntija Kööpenhaminasta. Myymme lisenssit hintaan cost + 1 % eli omaan ostohintaamme jakelijalta plus 1 %. Tuo 1 % ei ole katetta. Tulomme syntyvät neuvonnasta.

Milloin aloittaa

Suosittelemme aloittamaan noin kuusi kuukautta ennen kuin uusimistarjous saapuu. Silloin ehditte koota käyttötiedot, tehdä siivouksen ja laskea skenaariot rauhassa. Myöhempikin aloitus kannattaa, vielä viikkoa ennen allekirjoitusta. Mitä aiemmin aloitatte, sitä enemmän teillä on vaihtoehtoja.

Riittää, että lähetätte uusimistarjouksen meille, ennen kuin allekirjoitatte sen. Vastaamme yhden työpäivän kuluessa.

Aiheesta lisää: Käyttämättömät Microsoft 365 -lisenssit: neljä piilopaikkaa laskussanne · EA vai CSP 2026: EA-sopimuksen uusiminen ei ole enää itsestäänselvyys