EA eller CSP 2026: det här gäller när Microsoft inte förnyar ert EA-avtal

Förnyelsen av EA-avtalet är inte längre självklar

Medelstora företag kan uppleva att Microsoft inte erbjuder dem någon förnyelse av deras Enterprise Agreement (EA) alls. Det händer allt oftare. Under de senaste åren har Microsoft gradvis flyttat mindre EA-kunder till CSP (Cloud Solution Provider) eller till ett direktavtal: MCA-E, Microsoft Customer Agreement for Enterprise.

Det finns ingen publicerad gräns, varken i antal användare eller i belopp, som ni själva kan kontrollera. Om det träffar er beror på företagets storlek, er marknad och era licenser. Därför bör frågan vara utredd innan förnyelseperioden börjar. Att upptäcka det mitt i förnyelsen är för sent. Hur ni förbereder själva förnyelsen beskriver vi i artikeln om förnyelsen.

Bytet är inte dåligt i sig. Men det ändrar vad ni ska förhandla om.

Det här förlorar ni när EA-avtalet upphör

EA-avtalet ger tre saker:

• priser som är låsta i tre år
• förutsägbara villkor
• en stor förhandling när avtalet tecknas och ingen omförhandling under löptiden

Det är förutsägbarheten ni förlorar.

Det här får ni i CSP, och vad det kostar

CSP ger ett flexibelt licensantal som kan anpassas vid varje förnyelse. Ni är inte bundna till ett överdimensionerat antal i tre år, och det finns inget stort åtagande i förväg.

Det finns två nackdelar. Priset är bara låst under abonnemangsperioden, vanligtvis ett år. Och återförsäljarens marginal syns inte för er.

Flexibiliteten har dessutom en gräns som är lätt att missa. Under NCE kan antalet på ett årsabonnemang bara minskas inom cirka sju dagar efter köp eller förnyelse. Tar ni bort en licens senare i perioden frigörs den, men betalningen fortsätter till periodens slut. Besparingen kommer först vid nästa förnyelse. Licenser som följer med in i ett nytt årsabonnemang betalar ni alltså för under hela perioden.

Tre saker att reda ut innan ni byter

1. Prisskydd och abonnemangsmodell. Prisskyddet följer inte automatiskt med till CSP. Fråga hur abonnemangsperioderna är upplagda. Ett årsabonnemang har fast pris under abonnemangsåret. Ett månadsabonnemang följer Microsofts aktuella listpris. I båda modellerna slår en listprishöjning igenom vid nästa förnyelse. Från den 1 oktober 2026 kostar dessutom serverprogramvara på årsabonnemang i CSP 5 % mer vid månadsbetalning än vid betalning i förskott. Det gäller Windows Server, SQL Server, CAL-licenser och System Center. För serverprogramvaran är priset oförändrat vid betalning i förskott och på månadsabonnemang.
2. Återförsäljarens marginal. I CSP bestämmer återförsäljaren själv sitt påslag ovanpå sitt inköpspris. De flesta återförsäljare redovisar inte påslaget om ni inte frågar. Be om siffran. Så fungerar en öppen prismodell.
3. Vad som flyttas med. Bytet är ett sällsynt tillfälle att avveckla oanvända licenser. Ett typiskt exempel är spärrade konton för medarbetare som slutade året innan, kanske ett helt team. Kontona har fortfarande licens, faktureras fortfarande och förs över oförändrade till det nya avtalet. Ta inte med oanvända licenser till det nya avtalet, eftersom det som följer med in i ett årsabonnemang betalas under hela perioden. Här brukar oanvända licenser finnas.

Det vanligaste misstaget: ni betalar för gårdagens organisation

Enligt vår erfarenhet är det vanligaste misstaget att bytet behandlas som en administrativ formalitet. Det befintliga licensbeståndet förs över oförändrat.

Men det dimensionerades för organisationen som den såg ut då. Sedan dess har företaget vuxit, krympt eller organiserats om. Licenserna speglar ett läge som inte finns längre.

Gå därför igenom licensbeståndet innan det nya avtalet skrivs under. Det är samma arbete som före en vanlig förnyelse, med en skillnad: vid ett byte av avtalsform är det naturligt att börja från noll och bara ta med det ni faktiskt använder.

Innan ni byter avtal

Skicka oss en översikt över det som ska flyttas. Vi svarar med vilka delar som bör lämnas kvar.

Läs också: Förnyelse av Microsoft-avtalet: priset avgörs månader innan offerten kommer · Microsoft-licenser till cost + 1 %: priset utan återförsäljarmarginal