Oanvända licenser i Microsoft 365: fyra ställen där ni kan betala i onödan

Varför licenserna och användningen glider isär

Licenser tilldelas oftast den dag en medarbetare börjar. När någon slutar tas licensen sällan bort lika snabbt. Felet sitter i processen, inte hos enskilda personer.

Efter några år har antalet tilldelade licenser och den faktiska användningen glidit isär. Ingen har fattat ett dåligt beslut. Det är summan av många små steg som ingen följde upp.

Därför är frågan efter en genomgång sällan om det finns något att hämta. Frågan brukar vara hur mycket. Det lönar sig att veta var man ska leta innan nästa förnyelseoffert landar på bordet.

Fyra ställen där licenserna gömmer sig

1. Spärrade konton med licens kvar. Kontot för en medarbetare som har slutat är spärrat, men licensen sitter kvar. Spärren gäller bara inloggningen. Licensen faktureras fortfarande.

2. E5 för e-post och Teams. En användare har E5, men använder i praktiken bara e-post och Teams. E3 skulle kunna täcka behovet, i vissa fall E1. Behovet har inte prövats sedan licensen tilldelades. En nedgradering innebär att funktioner försvinner, så det är användarens faktiska behov som avgör nivån.

3. Tredjepartsverktyg som överlappar. Ett säkerhetsverktyg eller ett backupverktyg från en tredje part kan överlappa med något som redan ingår i er Microsoft-licens. Då betalar ni två gånger för samma funktion. Om det gäller er beror på licensen och på vad verktyget faktiskt används till. Microsofts egna funktioner för kvarhållning och återställning är inte samma sak som en fullständig backuplösning, så här krävs en bedömning, inte en automatisk uppsägning.

4. Test- och tjänstekonton med fullvärdiga licenser. De skapades för ett projekt som avslutades för länge sedan. Kontona finns kvar, och licenserna löper vidare.

Fyra frågor ger en första bild av läget hos er:

1. Hur många spärrade konton har fortfarande en licens?
2. När prövades behovet hos era E5-användare senast?
3. Vilka tredjepartsverktyg betalar ni för vid sidan av Microsoft-licenserna, och vad används de till?
4. Vilka test- och tjänstekonton finns kvar från avslutade projekt?

Varför problemet inte löser sig självt

Microsofts administrationsverktyg lyfter fram tilldelade licenser. De visar inte av sig själva vilka licenser ni kan klara er utan. Någon måste ställa frågan.

Förnyelseofferten utgår från ert nuvarande antal licenser. Överskottet följer därför med vid varje förnyelse tills någon går igenom antalet.

Listpriserna på de flesta Microsoft 365-licenser steg dessutom den 1 juli 2026. På de licenser som har blivit dyrare kostar varje oanvänd licens mer än förut. Detaljerna finns i artikeln om prishöjningen.

En genomgång tar dagar, inte månader

En genomgång kräver några få datautdrag från er miljö och ingående kunskap om vad varje licenstyp innehåller. Det är några dagars arbete, inte ett projekt som pågår i månader.

Resultatet är en samlad lista. Varje rad anger om licensen ska behållas, nedgraderas eller tas bort, med den årliga besparingen per rad. Ni kan fatta beslut direkt utifrån listan.

Tidpunkten avgör när besparingen kommer

För årsabonnemang i CSP under NCE gäller en avgörande regel. Ett årsabonnemang kan bara minskas inom cirka sju dagar efter köp eller förnyelse. Tar ni bort en licens mitt i perioden blir den ledig, men faktureringen fortsätter till periodens slut. Besparingen kommer vid nästa förnyelse.

Därför ska genomgången vara klar i god tid före förnyelsen. Hur ni förbereder förnyelsen beskriver vi i artikeln om förnyelsen.

Skicka oss er nuvarande licenslista. Vi svarar med de ställen ni bör titta på först.

Läs också: Förnyelse av Microsoft-avtalet: priset avgörs månader innan offerten kommer · Microsoft 365 E7: pris, innehåll och när paketet lönar sig jämfört med E5