EA-fornyelse eller CSP i 2026: Afklar det, før fornyelsesperioden begynder

Microsoft fornyer ikke altid jeres EA

Mange mellemstore virksomheder går ud fra, at deres Enterprise Agreement (EA) bliver fornyet, når den udløber. Det er ikke længere en selvfølge. Microsoft har gennem de seneste år gradvist flyttet mindre EA-kunder over til CSP (Cloud Solution Provider) eller til en direkte aftale, MCA-E (Microsoft Customer Agreement for Enterprise).

Microsoft har ikke offentliggjort nogen grænse, I selv kan slå op, hverken for antal brugere eller for beløb. Om det rammer jer, afhænger af jeres størrelse, jeres marked og jeres opsætning.

Derfor skal I kende jeres situation, før fornyelsesperioden begynder. Dukker spørgsmålet først op, når fornyelsen er i gang, er der ikke tid til at forberede jer ordentligt. Læs, hvordan I forbereder Microsoft-fornyelsen.

Skiftet er ikke et problem i sig selv

CSP er ikke en dårligere aftale. Det er en anden aftale, og det ændrer, hvad I skal forhandle om. I en EA handlede det om én stor forhandling. Under CSP handler det om abonnementer, perioder og forhandlerens pris.

Det, I forlader: EA

En EA giver jer tre ting:

• Priser låst i tre år.
• Forudsigelige vilkår.
• Én stor forhandling ved indgåelsen og ingen genforhandling i løbetiden.

Det, I får med CSP, og hvad det koster

CSP giver fleksibilitet. Antallet af licenser kan tilpasses ved hver fornyelse. I er ikke bundet til et for stort antal i tre år, og der er ingen stor forpligtelse på forhånd.

Til gengæld er prisen kun låst i abonnementsperioden, typisk et år. Og I kan ikke se, hvor meget forhandleren lægger oven i sin egen indkøbspris.

Fleksibiliteten har også en grænse inden for perioden. Under NCE, Microsofts abonnementsregler i CSP, kan antallet på et årsabonnement kun reduceres inden for ca. syv dage efter køb eller fornyelse. Fjerner I en licens senere, bliver den ledig, men I betaler for den, til perioden udløber. Besparelsen kommer først ved næste fornyelse.

Tre ting at afklare før skiftet

1. Prisbeskyttelse og abonnementsform. Prisbeskyttelsen følger ikke automatisk med over i CSP. Spørg derfor, hvordan abonnementsperioderne bliver sat op. På et årsabonnement ligger prisen fast i abonnementsåret. På et måned-til-måned-abonnement følger I Microsofts aktuelle listepris. I begge tilfælde slår en stigning i listeprisen igennem ved næste fornyelse. Betalingsformen tæller også. Fra 1. oktober 2026 koster serversoftware i CSP 5 % mere på et årsabonnement med månedlig betaling end på samme årsabonnement betalt forud. Det gælder Windows Server, SQL Server, CAL'er og System Center. Tillægget gælder ikke årsabonnementer betalt forud eller måned-til-måned-abonnementer.
2. Forhandlerens avance. Under CSP fastsætter forhandleren selv sit tillæg oven i indkøbsprisen. De fleste forhandlere oplyser ikke tillægget, medmindre I spørger. Bed om tallet. Vil I se en model, hvor tillægget er kendt på forhånd, så læs om cost + 1 %: indkøbsprisen fra distributøren plus 1 %.
3. Hvad der flyttes med. Skiftet er en sjælden lejlighed til at komme af med ubrugte licenser. Et typisk eksempel: Et helt team fratrådte året før. Kontiene blev spærret, men de har stadig licens og bliver stadig faktureret. Uden en gennemgang flytter de uændret med over i den nye aftale. Det, I tager med ind i et nyt årsabonnement, betaler I for i hele perioden. Tag derfor ikke de ubrugte licenser med. Se, hvor ubrugte licenser typisk gemmer sig.

Den fejl, vi oftest ser

Den hyppigste fejl er at behandle skiftet som en administrativ formalitet. Den eksisterende opsætning bliver kopieret over uden ændringer.

Men opsætningen blev dimensioneret til organisationen, som den så ud dengang. Siden er I måske vokset, blevet færre eller har organiseret jer anderledes. En uændret kopi betyder, at I starter den nye aftale med gårsdagens behov.

Gennemgå derfor licensbeholdningen, før I skriver under på den nye aftale.

Vis os listen, før I skifter

Står I foran skiftet fra EA til CSP, så send os oversigten over det, der skal flyttes. Vi vender tilbage med, hvilke dele I ikke bør tage med over i den nye aftale.

Læs også: Fornyelsen af jeres Microsoft-aftale afgøres måneder før tilbuddet kommer · Microsoft-licenser til cost + 1 %: indkøbsprisen plus 1 %, intet andet