Enterprise Agreement of CSP in 2026: wat u regelt vóór de overstap

Waarom uw EA-verlenging niet zeker is

Middelgrote bedrijven merken steeds vaker dat Microsoft hun geen verlenging van hun Enterprise Agreement meer aanbiedt. Microsoft heeft de afgelopen jaren kleinere EA-klanten geleidelijk overgezet naar Cloud Solution Provider (CSP) of naar een direct contract met Microsoft: MCA-E, de Microsoft Customer Agreement for Enterprise.

Een gepubliceerde drempel bestaat niet. Er is geen aantal gebruikers en geen bedrag dat u zelf kunt opzoeken. Of het uw organisatie treft, hangt af van uw omvang, uw markt en uw opzet.

Dat maakt de timing belangrijk. Zoek het uit voordat de verlengingsperiode begint. Midden in de verlenging is het te laat. Hoe u een verlenging stap voor stap voorbereidt, leest u in ons artikel over de Microsoft-verlenging.

Een overstap is op zich niet slecht. Wel verandert waarover u moet onderhandelen.

Wat u met een EA had

Een EA gaf u drie dingen:

• prijzen die drie jaar vastliggen
• voorspelbare voorwaarden
• één grote onderhandeling bij het afsluiten, en daarna geen heronderhandeling tijdens de looptijd

Dat is de rust die u achterlaat als u overstapt.

Wat CSP u geeft, en wat het kost

CSP is flexibeler. Het aantal licenties past u aan bij elke verlenging. U zit niet drie jaar vast aan een aantal dat te groot is geworden. Een grote verplichting vooraf is er niet.

Daar staan twee nadelen tegenover. De prijs ligt alleen vast voor de abonnementsperiode, meestal één jaar. En de marge van de reseller is voor u niet zichtbaar.

Flexibel betekent bovendien niet dat u het aantal licenties op elk moment kunt verlagen. Onder NCE, de regels voor CSP-abonnementen, kunt u het aantal op een jaarabonnement alleen verlagen binnen ongeveer 7 dagen na aankoop of verlenging. Haalt u later in de periode een licentie weg, dan komt die licentie vrij, maar de betaling loopt door tot het einde van de periode. De besparing komt pas bij de volgende verlenging.

Voor de overstap betekent dat: elke licentie die u meeneemt in een nieuw jaarabonnement, betaalt u de hele periode.

Drie zaken die u vóór de overstap regelt

1. Prijsbescherming en abonnementsvorm. Prijsbescherming gaat niet automatisch mee naar CSP. Vraag hoe de abonnementsperiodes zijn ingericht. Bij een jaarabonnement ligt de prijs vast voor dat abonnementsjaar. Een maandabonnement volgt de actuele lijstprijs van Microsoft. In beide gevallen werkt een verhoging van de lijstprijs door bij de volgende verlenging. Let ook op de betaalwijze: vanaf 1 oktober 2026 kost serversoftware in CSP op een jaarabonnement met maandelijkse betaling 5% meer dan hetzelfde jaarabonnement dat vooraf is betaald. Dat geldt voor Windows Server, SQL Server, CAL's en System Center. Een vooraf betaald jaarabonnement en een maandabonnement bleven gelijk in prijs.
2. De marge van de reseller. In CSP bepaalt de reseller zelf welke opslag hij bovenop zijn inkoopprijs zet. De meeste resellers noemen die opslag niet uit zichzelf. Ons advies: vraag naar het getal. Hoe een model zonder verborgen opslag eruitziet, leest u in ons artikel over wat cost + 1% betekent: onze inkoopprijs bij de distributeur plus 1%.
3. Wat u meeneemt. De overstap is een zeldzame kans om op te ruimen. Een typisch voorbeeld: geblokkeerde accounts van medewerkers die vorig jaar zijn vertrokken, soms een heel team. Die accounts hebben nog steeds een licentie, worden nog steeds gefactureerd en gaan ongewijzigd mee naar het nieuwe contract. Neem ongebruikte licenties niet mee. Wat in het nieuwe jaarabonnement zit, betaalt u een vol jaar. Waar ongebruikte licenties zich meestal verstoppen, leest u in ons artikel daarover.

De meest gemaakte fout: de oude opzet ongezien kopiëren

De fout die we het vaakst zien: de overstap wordt behandeld als een administratieve formaliteit. De bestaande opzet gaat ongewijzigd over.

Maar die opzet is ingericht voor de organisatie zoals die toen was. Sindsdien is uw organisatie gegroeid, gekrompen of anders ingedeeld. Wie de oude aantallen kopieert, betaalt in het nieuwe contract voor de situatie van jaren geleden.

Loop daarom eerst de licenties na. Teken daarna het nieuwe contract.

Staat de overstap van EA naar CSP voor u op de agenda? Stuur ons het overzicht van wat u wilt overzetten. Wij laten u weten welke onderdelen beter niet meegaan.

Lees ook: Uw Microsoft-verlenging voorbereiden: de besparing ontstaat maanden vóór de offerte · Microsoft-licenties kopen tegen cost + 1%: wat u betaalt en waarom dat belangrijk is