Käyttämättömät Microsoft 365 -lisenssit: neljä piilopaikkaa laskussanne

Miksi lisenssejä kertyy

Lisenssi annetaan tyypillisesti silloin, kun työsuhde alkaa. Kun työsuhde päättyy, lisenssiä ei poisteta yhtä nopeasti. Ongelma on prosessissa, ei yksittäisissä ihmisissä. Uusi työntekijä tarvitsee tunnukset ensimmäisenä päivänä, joten lisenssi annetaan heti. Lähtö on hallinnollinen asia ja lisenssin poistaminen jää helposti listan loppuun.

Muutamassa vuodessa määritettyjen lisenssien määrä ja todellinen käyttö erkanevat toisistaan. Kukaan ei ole tehnyt virhettä, mutta lasku kasvaa silti.

Kokemuksemme mukaan läpikäynti päättyy harvoin ilman löydöksiä. Avoin kysymys on yleensä se, kuinka paljon löytyy.

Neljä tyypillistä piilopaikkaa

Verratkaa näitä omaan organisaatioonne.

1. Suljetut tunnukset, joilla on yhä lisenssi. Tunnuksen sulkeminen estää vain kirjautumisen. Lisenssistä laskutetaan edelleen. Jokainen tällainen tunnus on maksettu lisenssi ilman käyttäjää.
2. E5-käyttäjät, jotka käyttävät käytännössä vain sähköpostia ja Teamsia. E3 voi kattaa tarpeen, joissakin tapauksissa jopa Office 365 E1. Tarvetta ei ole arvioitu uudelleen sen jälkeen, kun lisenssi annettiin. Alemmalle tasolle siirtyminen poistaa kuitenkin toimintoja, joten tason ratkaisee käyttäjän todellinen tarve.
3. Kolmannen osapuolen tietoturva- tai varmuuskopiointityökalut. Työkalun toiminta voi olla päällekkäinen sen kanssa, mikä sisältyy jo Microsoft-lisenssityyppiinne. Silloin maksatte samasta toiminnosta kahdesti. Se riippuu lisenssityypistä ja siitä, mihin työkalua oikeasti käytetään. Tarkistakaa siksi ennen päätöstä, mitä työkalu tekee ja mitä lisenssityyppinne kattaa.
4. Testi- ja palvelutunnukset täysimittaisilla lisensseillä. Ne jäävät voimaan pitkäksi aikaa sen jälkeen, kun projekti, jota varten ne luotiin, on päättynyt.

Miksi ongelma ei korjaannu itsestään

Microsoftin hallintatyökalut korostavat määritettyjä lisenssejä. Ne eivät automaattisesti osoita lisenssejä, joista voisi luopua. Tämä ei ole kenenkään laiminlyönti. Työkalu vastaa kysymykseen, kenellä on lisenssi. Kysymykseen, kuka sitä tarvitsee, se ei vastaa itsestään.

Uusimistarjous lähtee nykyisestä lisenssimäärästä. Ylimäärä toistuu siksi jokaisessa uusimisessa, kunnes joku käy määrän läpi.

Useimmissa Microsoft 365- ja Office 365 -lisenssityypeissä listahinnat nousivat 1.7.2026. Niissä käyttämätön lisenssi maksaa nyt enemmän kuin ennen. Mitä Microsoft 365 -hinnankorotus muutti.

Neljä kysymystä, joilla pääsette alkuun

• Montako suljettua tunnusta ympäristössänne on ja onko niillä yhä lisenssi?
• Ketkä E5-käyttäjät käyttävät käytännössä vain sähköpostia ja Teamsia?
• Mitkä kolmannen osapuolen työkalut voivat olla päällekkäisiä Microsoft-lisenssityyppinne kanssa?
• Mitkä testi- ja palvelutunnukset liittyvät jo päättyneisiin projekteihin?

Jos johonkin näistä ei löydy vastausta nopeasti, siitä on hyvä aloittaa.

Mitä läpikäynti vaatii

Läpikäyntiin tarvitaan muutama vientitiedosto ympäristöstänne sekä perusteellinen tuntemus kunkin lisenssityypin sisällöstä. Työ vie muutaman päivän, ei kuukausia. Teidän osuutenne on toimittaa tiedot. Analyysi ja luettelo ovat meidän työtämme.

Tuloksena on yksi luettelo. Jokaisella rivillä on päätös ja sen arvo:

• säilytetään, lasketaan tasoa tai poistetaan
• rivin vuotuinen säästö.

Luettelosta näkee suoraan, mitä tehdä ja mitä se tuo vuodessa. Talousjohtaja näkee summan, IT näkee rivit ja päätökset voi tehdä saman paperin pohjalta.

Läpikäynti ei ole auditointi

Lisenssien läpikäynti ei ole Microsoftin lisenssiauditointi. Se on teidän oma kartoituksenne, jonka tarkoitus on löytää turhat kulut ennen uusimista.

Milloin läpikäynti tehdään

Ajoitus ratkaisee, milloin säästö näkyy laskussa. CSP-vuositilauksessa (NCE) määrää voi pienentää vain noin seitsemän päivän kuluessa ostosta tai uusimisesta. Kesken kauden poistettu lisenssi vapautuu, mutta laskutus jatkuu kauden loppuun. Säästö syntyy seuraavassa uusimisessa.

Siksi läpikäynnin on oltava valmis hyvissä ajoin ennen uusimista. Näin valmistelette Microsoft-sopimuksen uusimisen.

Aloittakaa luettelosta

ilion on riippumaton Microsoft-lisensoinnin asiantuntija Kööpenhaminasta. Myymme lisenssit hintaan cost + 1 % eli omaan ostohintaamme jakelijalta plus 1 %. Tuo 1 % ei ole katetta. Tulomme syntyvät neuvonnasta.

Riittää, että lähetätte meille nykyisen lisenssiluettelonne. Kerromme, mitkä kohdat kannattaa tutkia ensin.

Aiheesta lisää: Microsoft-sopimuksen uusiminen ratkeaa kuukausia ennen tarjousta · Microsoft 365 E7:n hinta: säästö vai lisäkulu?