Ubrukte Microsoft 365-lisenser: fire steder de skjuler seg

Skjevheten ligger i prosessen

En lisens tildeles typisk når en ansatt begynner. Når den ansatte slutter, blir lisensen sjelden fjernet like raskt. Det er prosessen som skaper skjevheten, ikke enkeltpersoner. Å tildele en lisens er en del av rutinen ved oppstart. Å fjerne den krever at noen husker det.

Over noen år glir antallet tildelte lisenser og den faktiske bruken fra hverandre. Ingen har gjort noe galt. Det er bare ingen som har sett etter.

Etter vår erfaring er spørsmålet sjelden om en lisensgjennomgang finner noe. Spørsmålet er hvor mye.

Fire typiske steder

1. Blokkerte kontoer med lisens. Kontoen er blokkert, men lisensen er fortsatt tildelt og faktureres fortsatt. Blokkeringen gjelder bare innloggingen.
2. E5 der bruken er e-post og Teams. Brukeren fikk E5, men bruker i praksis bare e-post og Teams. Microsoft 365 E3 kan dekke behovet, i noen tilfeller Office 365 E1. Ingen har vurdert behovet på nytt siden lisensen ble tildelt. En nedgradering fjerner reell funksjonalitet. Det er brukerens faktiske behov som avgjør nivået.
3. Verktøy som overlapper. Et sikkerhetsverktøy fra en tredjepart, og i noen tilfeller et backupverktøy, kan overlappe med noe som allerede ligger i Microsoft-planen deres. Da betaler dere for samme funksjon to steder. Om det gjelder dere, avhenger av planen og av hva verktøyet faktisk brukes til.
4. Test- og tjenestekontoer. Kontoer som ble opprettet til et prosjekt, står med fulle lisenser lenge etter at prosjektet er avsluttet.

Hold listen opp mot deres egen organisasjon.

Hvorfor problemet ikke løser seg selv

Microsofts administrasjonsverktøy fremhever tildelte lisenser. De peker ikke av seg selv på lisenser dere kan klare dere uten.

Fornyelsestilbudet tar dessuten utgangspunkt i dagens lisensantall. Overskuddet går derfor igjen ved hver fornyelse, helt til noen går gjennom antallet. Uten en aktiv gjennomgang blir overskuddet liggende.

Etter prisøkningen 1. juli 2026 koster en ubrukt lisens på de fleste Microsoft 365-planene mer enn før. Se de nye prisene plan for plan.

Hva lisensoptimalisering krever

En gjennomgang krever noen få datauttrekk fra miljøet deres og inngående kjennskap til hva hver plan inneholder. Det er noen dagers arbeid, ikke et prosjekt over måneder.

Resultatet er én samlet liste. Hver linje sier «behold», «nedgrader» eller «fjern», med den årlige besparelsen for linjen. Listen er laget for å brukes. Dere kan gå rett fra den til en beslutning, linje for linje.

Når besparelsen kommer

Tidspunktet avgjør når dere faktisk sparer penger. Et årsabonnement under NCE (New Commerce Experience, Microsofts kjøpsmodell for CSP) kan bare reduseres innen ca. 7 dager etter kjøp eller fornyelse. Fjerner dere en lisens midt i perioden, blir den ledig, men faktureringen fortsetter til perioden er ute. Besparelsen kommer ved neste fornyelse.

Gjennomgangen må derfor være ferdig i god tid før fornyelsen. Les mer om hvordan dere forbereder fornyelsen.

Send oss lisenslisten dere har i dag. Vi svarer med stedene dere bør se på først.

Les også: Fornyelse av Microsoft-avtalen: Resultatet avgjøres måneder før tilbudet · Microsoft 365 E7: pris, innhold og når pakken lønner seg