Licenças Microsoft 365 não utilizadas: onde se escondem e quando se poupa

Porque é que as licenças sem uso se acumulam

As licenças atribuem-se normalmente quando alguém entra na empresa. Retirá-las quando alguém sai raramente acontece tão depressa.

O desvio está no processo, não nas pessoas. Entrar tem um procedimento claro. Sair, muitas vezes, não tem o mesmo cuidado do lado das licenças.

Ao fim de alguns anos, o número de licenças atribuídas e o uso real afastam-se.

Na nossa experiência, uma revisão raramente termina sem resultados. A pergunta em aberto costuma ser a dimensão.

Quatro sítios onde costumam estar

1. Contas bloqueadas com licença. Quando alguém sai, a conta é bloqueada. O bloqueio impede o início de sessão. A licença continua atribuída e continua a ser faturada.
2. Utilizadores E5 que só usam e-mail e Teams. A licença foi atribuída há anos e a necessidade nunca mais foi revista. O E3 pode cobrir a necessidade desse utilizador e, em alguns casos, até o Office 365 E1. Mas baixar de plano retira funcionalidades reais. O que decide o nível é a necessidade efetiva de cada utilizador.
3. Ferramentas de terceiros que se sobrepõem. Uma ferramenta de segurança, ou por vezes de cópia de segurança, pode sobrepor-se a algo que já está incluído no plano Microsoft da sua empresa. Nesse caso, paga-se duas vezes pela mesma função. Depende do plano e do uso concreto da ferramenta.
4. Contas de teste e de serviço com licenças completas. Foram criadas para um projeto e continuam licenciadas muito depois de o projeto terminar.

Porque é que o problema não se resolve sozinho

As ferramentas de administração da Microsoft destacam as licenças atribuídas. Não indicam, por si, quais as licenças que a sua empresa pode dispensar.

A proposta de renovação parte do número atual de licenças. O excedente repete-se em cada renovação, até alguém rever o número.

E o excedente ficou mais caro em muitos casos. Os preços de lista da maioria dos planos Microsoft 365 subiram a 1 de julho de 2026, por isso uma licença sem uso num desses planos custa agora mais do que antes. Os detalhes estão no artigo sobre o aumento de preços do Microsoft 365.

O que uma revisão exige

Uma revisão precisa de duas coisas: algumas exportações de dados do ambiente da sua empresa e um conhecimento profundo do que contém cada plano.

Demora alguns dias de trabalho. Não é um projeto de meses.

O resultado é uma lista única. Cada linha indica uma ação (manter, baixar de plano ou retirar) e a respetiva poupança anual. O diretor financeiro vê o valor. A equipa de TI vê o que tem de fazer.

Quando fazer a revisão

O momento é decisivo. Numa subscrição anual no NCE, o modelo atual do CSP, o número de licenças só pode ser reduzido nos cerca de 7 dias após a compra ou a renovação. Se retirar uma licença a meio do período, ela fica livre, mas a faturação continua até ao fim. A poupança só chega na renovação seguinte.

Por isso, a revisão tem de estar terminada bem antes da renovação. Se só terminar depois da renovação, passados esses cerca de 7 dias, a poupança fica adiada por um período inteiro. Os passos estão no artigo sobre a renovação do contrato Microsoft.

Por onde começar

Envie-nos a lista atual de licenças. Respondemos com os sítios que devem ser verificados primeiro.

Leia também: Renovação do contrato Microsoft: o resultado decide-se meses antes da proposta · Microsoft 365 E7: preço, contas e quando compensa face ao E5