Licences Microsoft 365 inutilisées : où elles se cachent, et quand les retirer

Un décalage qui vient du processus

La licence est attribuée dès l’arrivée d’un salarié. À son départ, le retrait de la licence prend du retard. Ce n’est la faute de personne en particulier : le décalage est dans le processus.

Au bout de quelques années, le nombre de licences attribuées et l’usage réel s’éloignent l’un de l’autre. D’expérience, la question est rarement de savoir si une revue trouvera des licences en trop, mais plutôt combien.

Sur la plupart des formules Microsoft 365, les prix catalogue ont augmenté le 1er juillet 2026 (le détail de la hausse). Une licence inutilisée sur l’une de ces formules coûte donc plus cher qu’avant.

Quatre endroits où elles se cachent

1. Les comptes bloqués. Le compte d’un salarié parti est bloqué, mais la licence reste attribuée. Le blocage empêche la connexion. Il n’arrête pas la facturation.
2. Les utilisateurs E5 qui ne se servent que de la messagerie et de Teams. E3 pourrait couvrir leur besoin, et dans certains cas Office 365 E1. Personne n’a réévalué ce besoin depuis l’attribution. Attention : passer à une formule inférieure supprime de vraies fonctionnalités. C’est le besoin réel de l’utilisateur qui fixe le niveau.
3. Les outils tiers qui font doublon. Un outil de sauvegarde ou de sécurité tiers peut recouper une fonction déjà comprise dans votre formule Microsoft. Vous payez alors deux fois pour la même fonction. Tout dépend de votre formule et de l’usage réel de l’outil.
4. Les comptes de test et de service. Ils occupent des licences complètes longtemps après la fin du projet pour lequel ils ont été créés. Personne ne pense à les retirer, puisque personne ne s’en sert.

Chacun de ces cas se vérifie à partir de vos propres exports.

Pourquoi le problème ne se règle pas tout seul

Les outils d’administration de Microsoft mettent en avant les licences attribuées. Ils ne signalent pas d’eux-mêmes celles dont vous pourriez vous passer.

L’offre de renouvellement part de votre nombre actuel de licences. L’excédent est donc reconduit à chaque renouvellement, jusqu’à ce que quelqu’un revoie les chiffres. Sans revue active, rien ne change. À lire aussi : comment préparer le renouvellement.

Ce qu’une revue demande, et quand la faire

Une revue demande peu de choses : quelques exports de votre environnement, et une connaissance approfondie du contenu de chaque formule. Elle prend quelques jours de travail, pas des mois.

Le résultat est une liste unique. Pour chaque ligne : conserver, passer à une formule inférieure ou retirer, avec l’économie annuelle correspondante.

Le calendrier décide du moment où vous réalisez l’économie. Dans le cadre de la nouvelle expérience commerciale (NCE) de Microsoft, un abonnement annuel ne peut être réduit que dans un délai d’environ 7 jours après l’achat ou le renouvellement. Une licence retirée en cours de période devient disponible, mais la facturation continue jusqu’à la fin de la période. Pour les trois actions, comptez l’économie à partir du renouvellement suivant.

La revue doit donc être terminée bien avant le renouvellement. Une fois l’offre signée, l’excédent est payé pour une période de plus.

Par où commencer

Nous vendons les licences à cost + 1 %, c’est-à-dire notre prix d’achat chez le distributeur, plus 1 %. Ce 1 % n’est pas une marge. Notre revenu, c’est le conseil, pas le volume de vos licences.

Envoyez-nous votre liste de licences actuelle. Un export, une facture ou une capture d’écran suffit pour démarrer. Nous vous indiquons les endroits à examiner en premier.

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