Ubrugte Microsoft-licenser: fire steder, hvor I betaler for licenser, som ingen bruger

Sådan opstår ubrugte licenser

Når en ny medarbejder starter, får vedkommende typisk sin licens fra første dag. Når en medarbejder stopper, bliver licensen sjældent fjernet lige så hurtigt. Det er ikke nogens skyld. Det er processen, der er skæv.

Over nogle år glider tallene fra hinanden. Antallet af tildelte licenser er ét tal. Den faktiske brug er et andet.

Vores erfaring er, at en gennemgang sjældent ender uden fund. Spørgsmålet er normalt, hvor meget der er at hente.

Fire steder, hvor ubrugte licenser gemmer sig

Hold listen op mod jeres egen organisation. En ubrugt licens koster det samme som en, der bliver brugt.

1. Spærrede konti med licens. En medarbejder er stoppet, og kontoen er spærret. Men spærringen gælder kun login. Licensen er stadig tildelt, og den bliver stadig afregnet.
2. E5 til brugere, der kun bruger mail og Teams. En bruger fik i sin tid en E5-licens, men bruger i dag kun mail og Teams. Her vil E3 kunne dække behovet, i nogle tilfælde Office 365 E1. Ingen har vurderet behovet igen siden. Husk, at en nedgradering fjerner funktioner, så det er brugerens faktiske behov, der afgør niveauet.
3. Tredjepartsværktøjer, der overlapper. Et sikkerheds- eller backupværktøj fra en anden leverandør kan overlappe med noget, der allerede indgår i jeres Microsoft-plan. Så betaler I to gange for den samme funktion. Om det er tilfældet, afhænger af jeres plan og af, hvad værktøjet konkret bruges til.
4. Test- og servicekonti på fulde licenser. Konti oprettet til et projekt kører videre på fulde licenser, længe efter at projektet er afsluttet.

Hvorfor problemet ikke løser sig selv

Microsofts administrationsværktøjer viser jer, hvilke licenser der er tildelt. De peger ikke af sig selv på de licenser, I kunne undvære.

Fornyelsen hjælper heller ikke. Fornyelsestilbuddet tager udgangspunkt i jeres aktuelle antal licenser. Overskuddet bliver derfor gentaget ved hver fornyelse, indtil nogen gennemgår antallet. Læs mere om, hvordan I forbereder fornyelsen.

Hvad en gennemgang kræver

En gennemgang er en overskuelig opgave. Den kræver to ting:

• Nogle få dataudtræk fra jeres Microsoft-miljø.
• Indgående kendskab til, hvad hver plan indeholder.

Det er få dages arbejde, ikke et forløb på måneder. Resultatet er én samlet liste. På hver linje står der, om licensen skal beholdes, nedgraderes eller fjernes, og hvad det sparer om året.

I kan selv begynde med fire spørgsmål:

• Hvor mange spærrede konti har stadig en licens tildelt?
• Hvilke brugere med E5 bruger reelt kun mail og Teams?
• Hvilke tredjepartsværktøjer betaler I for, og hvad bruges de konkret til?
• Hvilke test- og servicekonti hører til projekter, der er afsluttet?

Hvornår besparelsen kan hentes

Det er tidspunktet i forhold til fornyelsen, der afgør, hvornår I kan hente besparelsen. Under NCE, Microsofts abonnementsregler i CSP, kan et årsabonnement kun reduceres inden for ca. syv dage efter køb eller fornyelse.

Fjerner I en licens midt i perioden, bliver den ledig, men afregningen fortsætter til periodens udløb. Besparelsen kommer ved næste fornyelse.

Derfor skal gennemgangen være færdig i god tid, før jeres årsabonnementer fornyes. Når listen er klar inden fornyelsen, kan I justere antal og planer, mens det stadig tæller.

Start med listen

I behøver ikke at gennemgå det hele selv for at komme i gang. Send os jeres nuværende licensliste. Vi svarer med de steder, I bør undersøge først.

Læs også: Fornyelsen af jeres Microsoft-aftale afgøres måneder før tilbuddet kommer · Microsoft 365 E7: hvornår kan pakken betale sig?