Microsoft-365-Lizenzen prüfen: wo ungenutzte Lizenzen stecken

Warum Überschuss entsteht

Lizenzen werden meist beim Eintritt zugewiesen. Beim Austritt werden sie selten genauso schnell entfernt. Das liegt am Prozess, nicht an einzelnen Personen.

So gehen im Lauf einiger Jahre zugewiesene Lizenzen und tatsächliche Nutzung auseinander. Nach unserer Erfahrung endet eine Prüfung selten ohne Fund. Offen ist meist nur, wie groß er ist.

Seit dem 1. Juli 2026 sind die Listenpreise der meisten Microsoft-365-Pläne gestiegen. Eine ungenutzte Lizenz für einen dieser Pläne kostet also mehr als vorher. Die Einzelheiten stehen in unserem Artikel zur Microsoft-365-Preiserhöhung.

Vier typische Verstecke

1. Gesperrte Konten mit Lizenz. Verlässt jemand das Unternehmen, wird sein Konto gesperrt. Die Sperre betrifft nur die Anmeldung. Die Lizenz bleibt zugewiesen und wird weiter abgerechnet.
2. E5 für E-Mail und Teams. Manche E5-Benutzer arbeiten tatsächlich nur mit E-Mail und Teams. E3 könnte ihren Bedarf decken, in manchen Fällen auch Office 365 E1. Seit der Zuweisung hat niemand den Bedarf neu bewertet. Aber Vorsicht: Herabstufen nimmt echte Funktionen weg. Maßstab ist, was der Benutzer tatsächlich braucht.
3. Doppelt bezahlte Tools. Ein Backup- oder Sicherheitstool eines Drittanbieters kann sich mit Funktionen überschneiden, die Ihr Microsoft-Plan bereits enthält. Dann zahlen Sie doppelt für dieselbe Funktion. Ob das zutrifft, hängt von Ihrem Plan ab und davon, wofür Sie das Tool konkret nutzen.
4. Test- und Dienstkonten. Konten für Tests oder Dienste laufen mit vollen Lizenzen weiter, lange nachdem das Projekt abgeschlossen ist, für das sie angelegt wurden.

Gleichen Sie diese vier Muster mit Ihrer eigenen Umgebung ab.

Warum sich das Problem nicht von selbst löst

Die Verwaltungstools von Microsoft zeigen vor allem, welche Lizenzen zugewiesen sind. Auf Lizenzen, auf die Sie verzichten könnten, weisen sie nicht von sich aus hin.

Dazu kommt die Verlängerung. Das Angebot geht von Ihrer aktuellen Lizenzmenge aus. Der Überschuss wiederholt sich deshalb bei jeder Verlängerung, bis jemand die Zahlen prüft.

Ohne aktive Prüfung bleibt also alles, wie es ist. Nicht weil jemand einen Fehler macht, sondern weil weder die Tools noch der Verlängerungsprozess von sich aus nachfragen.

Was eine Prüfung braucht und wann

Eine Prüfung braucht wenige Datenexporte aus Ihrer Umgebung und genaue Kenntnis davon, was in jedem Plan steckt. Der Aufwand: wenige Tage Arbeit, kein Projekt über Monate.

Das Ergebnis ist eine einzige Liste. Jede Zeile sagt: behalten, herabstufen oder entfernen. Und jede Zeile nennt die jährliche Ersparnis. Damit sehen Finanzleitung und IT-Leitung auf einen Blick, worüber sie entscheiden und was es bringt.

Der Zeitpunkt zählt. Ein CSP-Jahresabonnement lässt sich unter NCE, den aktuellen Bedingungen im CSP-Modell, nur innerhalb von rund 7 Tagen nach Kauf oder Verlängerung reduzieren. Entfernen Sie eine Lizenz mitten in der Laufzeit, wird sie frei, aber die Abrechnung läuft bis zum Ende der Laufzeit weiter. Die Ersparnis kommt mit der nächsten Verlängerung. Die Prüfung sollte deshalb rechtzeitig vor der Verlängerung abgeschlossen sein. Wie Sie die Verlängerung insgesamt vorbereiten, lesen Sie in unserem Artikel zur Microsoft-Vertragsverlängerung.

Was wir davon haben

Wir sind ein unabhängiger Microsoft-Lizenzspezialist aus Kopenhagen. Unser Geschäft ist die Beratung. Lizenzen verkaufen wir zu cost + 1 %, also zu unserem Einkaufspreis beim Distributor plus 1 %. Dieser Aufschlag von 1 % ist keine Marge, unsere Einnahmen stammen aus der Beratung. An einer Lizenz, die Sie nicht brauchen, verdienen wir nichts.

Senden Sie uns Ihre aktuelle Lizenzliste. Wir antworten mit den Stellen, die Sie zuerst prüfen sollten.

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