Ongebruikte Microsoft 365-licenties: waar uw geld blijft hangen

Hoe het verschil ontstaat

Een nieuwe medewerker krijgt op de eerste werkdag een licentie. Dat gebeurt snel, want zonder licentie kan iemand niet werken. Vertrekt diezelfde medewerker, dan gaat de licentie zelden even snel weg.

Dat ligt niet aan personen. Het ligt aan het proces. Toekennen is urgent, opruimen niet.

Na een paar jaar lopen het aantal toegekende licenties en het werkelijke gebruik daardoor uit elkaar. Onze ervaring: een licentieanalyse eindigt zelden zonder bevindingen. De open vraag is meestal hoeveel.

Sinds 1 juli 2026 telt dat extra zwaar. De lijstprijzen van de meeste Microsoft 365-abonnementen zijn toen gestegen, dus een ongebruikte licentie op zo'n abonnement kost nu meer dan ervoor. Welke abonnementen duurder werden, leest u in ons artikel over de Microsoft 365-prijsverhoging van juli 2026.

Vier plekken waar ongebruikte licenties zich verstoppen

Leg deze lijst naast uw eigen organisatie.

1. Geblokkeerde accounts met een licentie. Een medewerker vertrekt, het account wordt geblokkeerd. Maar de blokkade geldt alleen voor het inloggen. De licentie blijft toegekend en wordt verder gefactureerd.
2. E5-gebruikers die alleen e-mail en Teams gebruiken. Iemand kreeg ooit E5. Zijn werkelijke gebruik beperkt zich tot e-mail en Teams. E3 zou zijn behoefte kunnen dekken, in sommige gevallen zelfs Office 365 E1. Niemand heeft die behoefte opnieuw bekeken sinds de licentie werd toegekend. Let op: een lager niveau neemt echte functionaliteit weg. De werkelijke behoefte van de gebruiker bepaalt het niveau, niet de prijs alleen.
3. Tools van derden die overlappen met uw Microsoft-abonnement. Een back-up- of beveiligingstool van een andere leverancier kan overlappen met iets wat al in uw Microsoft-abonnement zit. Dan betaalt u twee keer voor dezelfde functie. Of dat zo is, hangt af van uw abonnement en van waarvoor u de tool precies gebruikt.
4. Test- en serviceaccounts op volledige licenties. Ze zijn ooit aangemaakt voor een project. Het project is al lang afgerond. De accounts zijn nog actief, met een volledige licentie.

Waarom het probleem zichzelf niet oplost

De beheertools van Microsoft laten vooral zien welke licenties zijn toegekend. Ze wijzen niet uit zichzelf aan welke licenties u kunt missen.

Daar komt de verlenging bij. De offerte voor uw verlenging gaat uit van het huidige aantal licenties. Een overschot komt daardoor bij elke verlenging terug, tot iemand het aantal kritisch nagaat.

Zonder actieve analyse blijft u dus betalen voor licenties die niemand gebruikt, verlenging na verlenging.

Wat een analyse vraagt, en wanneer

Een analyse vraagt twee dingen: een paar exports uit uw omgeving en grondige kennis van wat er in elk abonnement zit.

Het werk duurt een paar dagen, geen traject van maanden.

Het resultaat is één lijst. Per regel staat er: behouden, lager niveau of weghalen, met de besparing per jaar erbij.

Dan de timing. Bij CSP-jaarabonnementen onder NCE kunt u het aantal licenties alleen verlagen binnen ongeveer 7 dagen na aankoop of verlenging. Haalt u halverwege de periode een licentie weg, dan komt die vrij, maar de facturering loopt door tot het einde van de periode. De besparing komt bij de volgende verlenging.

De analyse moet daarom ruim vóór de verlenging klaar zijn. Hoe u die verlenging verder voorbereidt, leest u in ons artikel over de Microsoft-verlenging.

Wij zijn een onafhankelijke specialist in Microsoft-licenties in Kopenhagen. Advies is ons vak, en daar komt ons inkomen vandaan.

Stuur ons uw huidige licentielijst. Wij laten u weten waar u het eerst moet kijken.

Lees ook: Uw Microsoft-verlenging voorbereiden: de besparing ontstaat maanden vóór de offerte · Microsoft 365 E7: de prijs en wanneer het pakket zich terugverdient