Articolo · Ottimizzazione licenze Microsoft 365 · Ottobre 2026
Le licenze inutilizzate nascono da sole: si assegnano il primo giorno di lavoro, ma all’uscita del dipendente si tolgono raramente con la stessa rapidità. Un’analisi di rado si chiude a mani vuote. Va fatta per tempo prima del rinnovo, perché su un abbonamento annuale il risparmio arriva solo al rinnovo.
Una licenza si assegna quando una persona entra in azienda. Quando esce, la licenza si toglie raramente con la stessa velocità. Il problema sta nel processo, non nelle persone.
Dopo qualche anno, licenze assegnate e utilizzo reale non coincidono più.
Nella nostra esperienza, un’analisi delle licenze raramente si chiude senza risultati. Di solito la domanda aperta è quanto si trova.
1. Account bloccati con la licenza ancora assegnata. Quando una persona esce, il suo account viene bloccato. Il blocco impedisce l’accesso. La licenza invece resta assegnata e continua a essere fatturata.
2. Utenti E5 che usano solo posta e Teams. Nessuno ha rivalutato il bisogno dopo l’assegnazione. E3 potrebbe coprirlo, in alcuni casi anche Office 365 E1. Attenzione però: scendere di livello toglie funzioni reali. A decidere il livello è il bisogno effettivo dell’utente, non il prezzo.
3. Strumenti di terze parti che si sovrappongono al vostro piano Microsoft. Uno strumento di sicurezza o di backup può coprire funzioni che fanno già parte del vostro piano. In quel caso pagate due volte per la stessa funzione. Dipende dal piano e da come usate lo strumento: va verificato caso per caso. Prima di rinnovare uno strumento esterno, chiedetevi cosa copre già il vostro piano.
4. Account di test e di servizio con licenze complete. Erano nati per un progetto. Il progetto è finito da tempo, le licenze sono ancora lì. Nessuno li nota, perché nessuno li usa.
Sulla maggior parte dei piani Microsoft 365 i prezzi di listino sono saliti il 1° luglio 2026. Su quei piani una licenza inutilizzata costa più di prima. I dettagli sono nell’articolo sull’aumento dei prezzi Microsoft 365.
Gli strumenti di amministrazione di Microsoft mettono in evidenza le licenze assegnate. Non vi indicano da soli quelle di cui potete fare a meno.
La proposta di rinnovo parte dal numero di licenze che avete oggi. Quindi l’eccesso si ripresenta a ogni rinnovo, finché qualcuno non rivede i numeri. Senza un’analisi, l’eccesso di quest’anno diventa il punto di partenza del prossimo rinnovo.
Servono pochi export dal vostro ambiente Microsoft. E una conoscenza approfondita di cosa contiene ogni piano.
Il lavoro richiede pochi giorni, non un progetto di mesi.
Il risultato è un unico elenco. Per ogni riga: mantenere, scendere di livello o eliminare, con il risparmio annuo indicato. Ogni riga è una decisione pronta da prendere, per l’IT e per chi firma il contratto.
Il momento conta. Un abbonamento annuale CSP (NCE) si può ridurre solo entro circa sette giorni dall’acquisto o dal rinnovo. Se togliete una licenza a metà periodo, la licenza si libera, ma la fatturazione continua fino alla fine del periodo. Il risparmio arriva al rinnovo successivo.
Per questo l’analisi deve essere finita per tempo, prima del rinnovo. Come impostare tutto il lavoro lo spieghiamo nell’articolo su come preparare il rinnovo del contratto Microsoft.
ilion è una società di consulenza indipendente sul licensing Microsoft, con sede a Copenaghen. Vendiamo licenze a cost + 1%, cioè il nostro prezzo d’acquisto presso il distributore più l’1%. L’1% non è profitto: i nostri ricavi vengono dalla consulenza.
Inviateci l’elenco attuale delle vostre licenze. Vi rispondiamo con i punti da verificare per primi.
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